Personalny asystent to zawód znany od dawna i mimo iż może dość niedoceniany to niezbędny w życiu wielu prezesów, dyrektorów, specjalistów. Asystenci to cisi bohaterzy drugiego planu. Ostatnio ten zawód zyskał nową formę: wirtualny asystent. Okazało, że to działalność, którą da się też prowadzić zdalnie i sporo osób zaczęło korzystać z tej okazji. Rozpropagował tę ideę Tim Ferriss w swojej książce „4-godzinny tydzień pracy”. Wirtualny asystent trochę inaczej pracuje niż asystent stacjonarny. W dalszym ciągu jednak jest niewidocznym – jeszcze bardziej wręcz, bo działa online – bohaterem działalności zawodowej niejednego specjalisty, freelancera czy firmy. Przyjrzyjmy się bliżej temu pomysłowi na biznes.

Kim jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent to osoba, która zdalnie pomaga innej osobie lub firmie uporać się ze sprawami organizacyjnymi, finansowymi, i wszelkimi innymi oddelegowanymi przez szefa lub klienta zadaniami. Do zadań asystenta należą przede wszystkim:

• opieka nad kalendarzem – ustalanie terminów spotkań,
• odpowiadanie na maile, pisanie maili,
• sporządzanie i uzupełnianie dokumentów, raportów, umów,
• wyszukiwanie informacji na zadaną tematykę,
• tworzenie prezentacji multimedialnych na spotkania biznesowe,
• porównywanie ofert, zleceń,
• szukanie pracowników,
• robienie zakupów online,
• prowadzenie profili w mediach społecznościowych,
• doradzanie w kwestiach wizerunkowych,
• organizowanie podróży służbowych i spotkań biznesowych,
• tłumaczenia w niewielkim zakresie i mało skomplikowane,
• pośredniczenie w zlecaniu innych prac,
• tworzenie bazy teleadresowej,
• prospecting, czyli docieranie do potencjalnych klientów naszego zleceniodawcy i badanie czy przyda mu się usługa lub produkt przez naszego zleceniodawcę oferowany,
• tworzenie dokumentacji prawnej,
• kontakty z klientami,
• proste zadania marketingowe.

Sporo tego, a może być o wiele więcej – wszystko zależy już od konkretnej umowy między asystentem a klientem czy zleceniodawcą. Czasem asystenci zajmują się też bardziej prywatnymi sprawunkami, jak rezerwowanie stolików w restauracji, wyszukiwanie ofert wakacji, organizowanie niani dla dziecka itd. Niektóre osoby uznają to już jednak za wykroczenie poza ich obowiązki zawodowe.

Jakie trzeba mieć umiejętności i kwalifikacje?

Dla kogo to jest biznes? Przede wszystkim dla osób obeznanych bardzo dobrze z pakietem office, umiejących sprawnie obsługiwać pocztę email, szybko pisać na komputerze, tworzyć ciekawe prezentacje, znających się na social media, marketingu internetowym. Jednym słowem doskonałe umiejętności pracy przy komputerze są niezbędne. Do tego umiejętność szybkiego czytania i wyszukiwania informacji, podstawowe informacje na temat rachunkowości, aspektów prawnych posiadania firmy, HR. Ponadto wybitne zdolności interpersonalne. Pomimo iż wirtualny asystent nie ma bezpośredniego – czyli twarzą w twarz – kontaktu z klientami swojego szefa, to komunikuje się z nimi zdalnie, a przez telefon czy email jeszcze trudniej zrobić dobre wrażenie, tak by wygrać zlecenie, ustalić dogodny dla szefa czy zleceniodawcy termin spotkania, wyjaśnić nieporozumienie, odpowiedzieć na uwagi czy reklamacje. Wirtualny asystent musi mieć samodyscyplinę, świetną organizację pracy własnej, cierpliwość, zdolność do multizadaniowości, chęć ciągłego uczenia się i rozwoju, pewność siebie oraz wykazywać się bezkonfliktowością. Przyda się znajomość języków, angielski jest obowiązkowy, inne języki w zależności od wymagań szefa lub firmy. Elegancja w kontaktach, znajomość savoir-vivre oraz dyskrecja to także często poszukiwane cechy. Wirtualni asystenci często podkreślają, że to co odróżnia ich od stacjonarnych kolegów po fachu to fakt, że mogą być dostępni dłużej i w  różnych godzinach. Oczywiście sam ustalasz swoje godziny, ale są asystenci, którzy deklarują gotowość do pracy nawet od 7 do 22. Nie oznacza to, że non stop pracują. Poświęcają kilka godzin na intensywną pracę, a potem są po prostu pod telefonem czy mailem w razie co.

Jak zacząć?

Załóżmy, że uważasz, iż idealnie nadajesz się do pracy wirtualnego asystenta. Jak zacząć taki biznes? Po pierwsze, określ dokładnie swoją ofertę. Czym się chcesz i możesz zajmować, jakie są Twoje najmocniejsze strony, co będzie Ciebie wyróżniać spośród konkurencji. Jak było widać powyżej, wiele zadań może być zlecone asystentowi, musisz od początku wiedzieć, którymi dasz radę się zająć, bo jesteś w nich specjalistą, których znasz podstawy, gdzie potrzebujesz się podszkolić jeszcze, a czego nigdy nie masz zamiaru wykonywać, bo uważasz, że to już nie leży w Twoich obowiązkach i kompetencjach. Kiedy masz już kompletną ofertą, powinieneś ją wycenić. Zastanowić się czy będziesz oferować cennik na zasadzie roboczogodzin czy ryczałtów miesięcznych czy obu tych from. Wiadomo, że cennik może być elastyczny, ale jakieś widełki lub cenę, poniżej której nie zejdziesz, musisz mieć na wstępie określoną. Potencjalni klienci będą o to pytać w pierwszej chwili. Przygotuj ofertę w ładnej formie w pdf-ie lub prezentacji power point, by móc ją od razu przesyłać w odpowiedzi na ogłoszenia. Potrzebujesz strony internetowej lub przynajmniej profilu na Facebooku. Ofert od klientów szukaj na oferii, olx, gumtree lub stronach Facebookowych jak np. „Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie”. W kwestii kapitału początkowego nie potrzeba Ci praktycznie niczego – telefon i komputer z Internetem pewnie już masz.

Jaka jest konkurencja?

Trudno to określić. To nowy trend, ale już silnie obecny. We wspomnianej powyżej grupie na FB jest ponad 1500 członków. Ile z nich to jednak szukający pracy asystenci, a ile poszukujący asystentów specjaliści czy freelancerzy, trudno oszacować. Konkurencją dla samodzielnie działających asystentów są firmy pośrednicząca oferujące takie usługi, jak np. Brella, „zespół zdalnych wirtualnych asystentek oraz prywatnych concierge”, BrandAssist lub „pogotowie biznesowe” wirtualneasystentki.pl. 

Do kogo kierować swoje usługi?

Wirtualny asystent może pomagać firmom, które wolą zdalnego pracownika. Może też współpracować ze specjalistą, freelancerem, osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, która jest zbyt zajęta swoimi zleceniami, by ogarniać sprawy techniczno-organizacyjne. Nie celujcie jednak raczej swojej oferty do nowych przedsiębiorstw. Im zazwyczaj szkoda jest na początku drogi biznesowej trwonić pieniędzy. Wybierajcie firmy już o gruntownej renomie lub freelancerów z doświadczeniem, którzy mają sporo pracy i docenią kogoś, kto zdejmie im z barków część obowiązków.