Prowadzenie biznesu wiąże się z masą wydatków, generowaniem kosztów, a nierzadko także walką o utrzymanie płynności finansowej. To właśnie jej brak przekłada się na duże utrudnienia w budowaniu własnej marki, dlatego warto ciąć koszty, wprowadzać oszczędności oraz rozsądnie zarządzać budżetem. Jak robić to dobrze?
To, co zapłacić musimy
Prawdą jest, że istnieją pewne koszty i opłaty, które każdego miesiąca musimy ponieść. Mowa tutaj o składkach ZUS, podatkach, np. VAT, i wielu innych opłatach zależnie od prowadzonego przez nas biznesu. Do tego mogą dojść koszty lokalu, mediów, eksploatacji samochodów i maszyn itd. Wielu tych stałych opłat nie będziemy mogli uniknąć, dlatego musimy postarać się, aby zawsze znalazły się na nie środki. Dobrą praktyką jest założenie oddzielnego rachunku na VAT i podatek dochodowy. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że zawsze na koncie znajdzie się odpowiednia kwota, którą opłacimy należne składki. Prowadzenie takiego oddzielnego rachunku zabezpieczy nas jedynie przed płatnościami na rzecz państwa, ale nie jest rozwiązaniem, które zapewni środki dla kontrahentów. Właśnie dlatego trzeba myśleć przyszłościowo i szukać oszczędności tam, gdzie ich dotychczas nie zauważaliśmy.
Gdzie oszczędzać? Zacznijmy od podstaw
Warto zacząć od tego, że nieopłacone na czas rachunki, czy też faktury, to dodatkowe opłaty. Odsetki od małych kwot nie są duże, ale szybko się kumulują i mogą doprowadzić do sytuacji, w której zaczną być one przez nas odczuwalne.
Kolejna sprawa to optymalizacja kosztów za media. Mowa tutaj o internecie, telefonii komórkowej, energii elektrycznej i wodzie. Wszystkie te koszty można zawsze zmniejszyć, warto przejrzeć, jakie mamy dostępne abonamenty dla firm. Często okazuje się, że nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, że operator komórkowy przydzielił nam handlowca, który potrafi w odpowiedni sposób dobrać najlepsze dla firmy abonamenty. Dobrym rozwiązaniem może też być skorzystanie z telefonii internetowej VoIP, która jest alternatywą dla telefonów komórkowych.
Oszczędzać energię można np. dzięki wymianie żarówek na energooszczędne, a sprzętu na ten o lepszej klasie energetycznej. Pamiętajmy, że pozostawanie sprzętu biurowego w trybie czuwania także „pożera” duże zasoby energii. Naprawdę warto wyłączać monitory i inne urządzenia, które nie muszą być pozostawione w tym trybie. Rozwiązaniem może być także zamontowanie w miejscu pracy wyłączników czasowych, które odcinają prąd o wybranej godzinie.
Outsourcing procesów
Wiele zadań w firmie można oddelegować na zewnątrz. Przedsiębiorcy korzystają w ten sposób z pracy specjalistów do spraw logistyki, programistów, usług magazynowych, księgowości i wielu innych. Chodzi o to, że delegowanie całych procesów na zewnątrz często jest dużo tańsze niż tworzenie własnego działu pracowniczego.
Kolejne rozwiązanie to leasing pracowniczy, czyli w uproszczeniu „wynajęcie pracownika” od innej firmy, która przeważnie skupia specjalistów w danej dziedzinie lub dziedzinach. Przykładowo, jeśli potrzebujemy zoptymalizować naszą stronę internetową, możemy to zlecić komuś z zewnątrz, np. freelancerowi lub też właśnie wynajętemu pracownikowi.
Coworkingowe biuro
Jeśli zaczynamy dopiero nasz biznes, a zależy nam na otwarciu biura, to warto zastanowić się nad wynajmem wspólnej przestrzeni. Coworking jest bardzo powszechny i popularny wśród osób, które pracują w branży nowych technologii. Graficy, programiści i inni specjaliści wspólnie mogą zaoszczędzić w ten sposób sporo pieniędzy. Jest to także dobre rozwiązanie dla osób, którym zależy na biurze w dogodnej, prestiżowej lokalizacji, a nie stać ich na wynajęcie takiej powierzchni samodzielnie.
Leasing czy długoterminowy wynajem samochodów?
Dla wielu firm leasing to fantastyczne rozwiązanie, które generuje koszt, od którego można odliczyć podatek. Jednakże taki samochód należy utrzymywać z własnych pieniędzy. Pełna eksploatacja pojazdu wiąże się z wydatkami na serwis, przeglądy itd. Auto z kompletnym pakietem obsługi serwisowej można wypożyczyć nawet na okres kilku lat, a to ułatwi estymację kosztów eksploatacji auta.
Oprogramowanie biurowe
Czasami do naszej pracy potrzebujemy specjalistycznego oprogramowania, którego zakup jest drogi, dlatego warto poszukać darmowego zamiennika. Do prostej edycji zdjęć nie jest potrzeby Photoshop, a zamiast pakietu Office może wystarczyć nam LibreOffice. Innym sposobem na redukcję kosztów jest skorzystanie z rozwiązań abonamentowych, takich jak np. SaaS. SaaS umożliwia korzystanie z wielu usług i programów przez Internet, bez konieczności ich instalacji. Dzięki miesięcznym opłatom, możemy wykupić program jedynie na okres, kiedy będzie nam on potrzebny.
Dodatkowo wiele narzędzi, które wykorzystujemy, lub możemy wykorzystać w biurze jest dostępnych w wersji darmowej. Są to na przykład programy do faktur, komunikatory, programy do zarządzania projektami itd.
Pozostając jeszcze przy SaaS i programach oraz świadczeniach rozliczanych w abonamencie ‒ chociaż usługi tego typu możemy zamawiać w pakietach miesięcznych, to często decydujemy się na abonament 6- lub 12-miesięczny. Wszystko dlatego, że wtedy oszczędzamy na przykład 10 albo 15% ceny. Pamiętajmy jednak, że często nie potrzebujemy oprogramowania na tak długo. Skuszeni takimi „promocjami” niepotrzebnie wydajemy pieniądze.
Nie drukujmy niepotrzebnych dokumentów
Ograniczenie drukowania maili i dokumentów może znacznie obniżyć koszty eksploatacji urządzeń i funkcjonowania biura. Dodatkowo takie działanie ma korzystny wpływ na ochronę środowiska, co jest dziś bardzo ważne. Oszczędzamy na papierze, tuszach lub tonerze. Jeśli naprawdę nie możemy ograniczyć wydruków, to może uda się wprowadzić w firmie druk w trybie oszczędnym lub w skali szarości.
Zarządzanie czasem oraz zespołem
Zła organizacja pracy i marnowanie czasu generują koszty, to oczywiste. Wiadomo, że nasi podwładni to nie maszyny i nie będą pracować po 8-10 godzin dziennie non stop, ale często tracą oni mnóstwo czasu na rozmowy, bezsensowne zadania i spotkania. Właśnie spotkania biznesowe, szczególnie te wewnątrzfirmowe, na które zapraszamy wszystkie działy po to, by poopowiadać o nowym produkcie bywają zupełnie niepotrzebne. W każdej firmie można wprowadzić cotygodniowe wspólne śniadania czy innego rodzaju spotkania, które pozwolą na swobodne omówienie tematów bez konieczności siedzenia na meetingu przez 4-5 godzin.
Dobrym pomysłem jest inwestycja w szkolenie z zarządzania czasem. Wiele osób ma kompetencje, ale nie potrafi dobrze wykorzystywać swojego potencjału, bo nie ma planu działania. Ktoś, kto pracuje chaotycznie, pracuje też mniej wydajnie i generuje niepotrzebne koszty.
Strony WWW i skrzynki e-mail
Jeśli posiadasz stronę internetową oraz domenę, co roku musisz się przygotować na opłaty, które są zróżnicowane zależnie od dostawcy usługi i naszych potrzeb. Z czasem może się okazać, że nasza niewielka strona nie potrzebuje dedykowanego serwera za 1000 zł, który niepotrzebnie utrzymujemy. Wystarczy dużo tańsze rozwiązanie dostępne w innej firmie hostingowej.
Optymalizacja procesów
Procesy w każdej firmie są mniej lub bardziej nakreślone. Dzięki ich optymalizowaniu można nie tylko przyśpieszyć pracę zespołów, ale także poczynić oszczędności, np. zmniejszając zużycie środków lub materiałów. Warto poczytać o wdrożeniu metody LEAN, która pozwala wytwarzać produkty w sytuacji, gdy mamy ograniczone zasoby.
Na rynku jest wiele ciekawych poradników opisujących metodologię LEAN.
Podsumowanie
Powyższa lista to tylko kilka przykładów, bowiem oszczędzać możemy jeszcze w inny sposób – można np. zamienić prenumeratę czasopism papierowych na wydania elektroniczne lub z nich zrezygnować. Należy także zwracać uwagę na oszczędności, które na początku mogą wymagać nakładów finansowych i trzeba na nie poczekać. Mowa np. o inwestowaniu w wysokiej jakości maszyny i urządzenia.
Najważniejsze jest jednak to, by zachować umiar i nie przesadzać z wydatkami, które są niepotrzebne. Zrozumiałe jest, że przedsiębiorcy, szczególnie ci, którzy stawiają pierwsze kroki, chcą dobrze wyglądać, kupują drogie ubrania, zegarki, a nawet auta. Prestiż jest ważny w niektórych branżach, ale na jego pokazywanie przyjdzie czas, jeśli będzie to już konieczne. Jest takie powiedzenie „Z pięknego talerza się jeszcze nikt nie najadł”.
Zostaw komentarz