Jak zwiększyć swoją produktywność?

09.12.2020 AUTOR: Dawid Marut

Ustalmy coś na starcie: żyjemy w czasach, w których nasza uwaga, koncentracja i produktywność każdego dnia wystawiane są na próbę. Dlaczego? Bo z każdej strony otrzymujemy komunikaty. Jesteśmy nimi dosłownie bombardowani, a ponieważ sami wypracowaliśmy u siebie syndrom FOMO (ang. Fear of Missing Out – strach, że coś nas ominie), to nie ma sensu udawać, że jest inaczej. Rozpraszamy się i tracimy czas, który ucieka nam przez palce.

Początek dnia bywa taki sam

Siadasz do pracy. Ale najpierw „prasówka”: Facebook, Twitter, na „Make Life Harder” zawsze mają najlepsze słodko-gorzkie memy, a na Instagramie trzeba przecież wrzucić odpowiednie zdjęcie z adekwatnymi hasztagami. Dziś biurko, laptop, świeża kawa: #lovemyjob, #workhard, #goodvibesonly. Dobra, jeszcze tylko tweet i już siadasz do pracy. Telefon zaczyna nieznośnie brzęczeć. Powiadomienia spływają; najgorsze są maile. Ta wściekle czerwona kropka obok ikony. Przecież musimy zobaczyć, jaka wiadomość wpadła do skrzynki. Co z tego, że do prywatnej, a nie służbowej i z ofertą wyprzedaży na koszulki. Musimy ją zobaczyć i tyle.

Staliśmy się niewolnikami. A rozwiązanie jest proste. Niezależnie od tego, czy są to sprawy domowe, czy zawodowe, musimy wyrobić w sobie prawidłowe nawyki.

Znajdźmy problem!

Podobnie jak w leczeniu najpierw trzeba określić problem. Problem, który może odbijać się na pracy, na organizacji zadań, powodując chaos, frustrację, ale też zmęczenie i stres. Tego nikt nie chce. Rozwiązaniem są zatem pewne zasady, które warto wprowadzać, by stopniowo wyeliminować deficyt uwagi czy produktywności. Prokrastynacja, czyli ciągłe przekładanie czegoś na później, stała się chorobą cywilizacyjną, która w najgorszych przypadkach wymaga leczenia. A tu potrzebna jest dyscyplina, a czasem nawet rygor.

Potwierdzają to liczby. Aż 50 proc. projektów kończy się niepowodzeniem, 17 proc. projektów IT wdrażanych jest w tak zły sposób, że mogą nawet doprowadzić do upadku firmy. Kiedyś to branża budowlana była znana z tego, że już na etapie podpisywania kontraktu określane było opóźnienie. Dziś to nowe technologie zaczynają wieść tu prym. A wszystko z powodu złego zarządzania czasem, z powodu rozproszenia uwagi i słabej produktywności.

Nietrudno o zaskoczenie, gdy kolejne firmy wprowadzają stanowisko „ogarniacza”, managera czy opiekuna, którego głównym zadaniem jest trzymanie terminów. Wszystko po to, by pracować systematycznie i systematycznie realizować zadania. W innym wypadku na 3 dni przed oddaniem zlecenia okazuje się, że pracy jest jeszcze na miesiąc. Wtedy zaczyna się stres.

Stres także jest przeszkodą

W Europie 4 na 10 pracowników odczuwa stres związany z pracą. W ciągu roku z powodu stresu, depresji związanej z pracą czy spadku produktywności tracimy ponad 600 mld euro. Stres powoduje potknięcia, doprowadza do niekompetencji, odbija się na życiu zawodowym i osobistym. Wypala nas.

Nie, nie da się „naprawić” każdego pracownika. Istnieje jednak kilka wskazówek, które pomogą nauczyć się dzielić pracę nie ze względu na kompetencje, ale na to, jak je najlepiej wydobyć. Tim Ferriss w książce „Narzędzia tytanów” udowadnia, że można nauczyć się zarządzania czasem w taki sposób, by osiągnąć to, co chcemy.

Listy zadań

Skoro piszemy listę zakupów, by nie zapomnieć o chlebie, soli czy kostce masła, to czemu bronimy się przed spisywaniem zadań, które mamy danego dnia zrealizować? Jedni do tego potrzebują tylko kartki i ołówka, inni tworzą własne systemy, jeszcze inni mają aplikacje w smartfonach. Ta lista staje się pomocnikiem. Dzięki niej przestaje nam wibrować w głowie myśl: „Coś jeszcze miałem zrobić, ale nie pamiętam co”.

Lista pozwala ustalać priorytety dla zadań. Jeśli coś jesteśmy w stanie załatwić w 5 czy 10 minut, warto to zrobić od razu. Nadanie paczki kurierem, telefon do rejestracji, wysłanie krótkiego maila czy sprawdzenie adresu to zadania „na moment”. Spiszmy je, załatwmy od razu, by potem, pod koniec dnia roboczego nie okazało się, że urząd pracuje tylko do 14:30, a kurier może pojawić się najwcześniej rano następnego dnia. Poza tym, gdy już zaczniemy skreślać zadania, gdy lista obowiązków zacznie się kurczyć… to naprawdę bardzo przyjemne i satysfakcjonujące uczucie.

Godziny, których się trzymamy

Listy z obowiązkami zawodowymi i z obowiązkami domowymi mimo wszystko powinny być osobne. Dodatkowo warto stosować wzmocnienie w postaci określonych godzin, w których musimy zrealizować pewne zadania. Przykład? Życzenia urodzinowe. Powiadomienia w telefonie warto ustawiać na rano, przed pracą. Składamy życzenia i mamy to z głowy. Nie musi nam cały czas drążyć umysłu myśl, że teściowa ma dziś urodziny i trzeba o tym pamiętać. A o czym powinniśmy pamiętać pod koniec dnia? Na przykład o zatankowaniu samochodu w drodze z pracy do domu. Rano pośpiech bywa zabójczy, a mrugająca lampka na desce rozdzielczej powoduje, że dzień zaczynamy od dawki stresu. I po co? Kończysz pracę o 17:00, na 16:55 ustawiasz przypomnienie: „Zatankuj”.

Istnieje wiele zadań, które muszą być wykonane o konkretnej porze, dlatego tworząc listę, warto ułożyć je w taki sposób. To pozwala kontrolować czas, co w nauce produktywności jest bardzo ważne.

Kalendarze i aplikacje

Większość z naszych smartfonów ma funkcje, których można używać przy poprawianiu swojej produktywności. Kalendarz to podstawa. Nawet w „okrojonej” formie daje możliwość sprawdzenia, co i kiedy danego dnia mamy robić. Warto nauczyć się wprowadzania terminów i ustawiania powiadomień przypominających. Protip? Ustaw dwa przypomnienia. Na dzień lub dwa przed terminem (by uzmysłowić sobie, że trzeba coś zrobić) i na wtedy, gdy faktycznie trzeba to zrobić.

Poza kalendarzem naszym sprzymierzeńcem jest także alarm, a dokładniej mówiąc: minutnik. Bardzo wiele szkół zarządzania czasem sugeruje pracę w określonych ramach czasowych. Masz zrealizować jakieś zadanie? Ustaw timer na 60 minut i w ciągu tego czasu rób tylko to. W nagrodę krótka przerwa, którą też warto określić w ramach czasu pracy. Bo inaczej kończymy na przeglądaniu dziesięciosekundowych filmików, w których młodzi ludzie jedzą cynamon w proszku. Trzecia aplikacja to Notatnik. To w nim możesz zapisywać pomysły, cele, listy zadań czy listy zakupów.

Pomocne są też: aparat i album ze zdjęciami oraz aplikacja z mapą. Do czego aparat? Do szybkiego „złapania” momentu. Do zrobienia zdjęcia notatce zamiast jej przepisywania. Do zdjęcia miejsca parkingowego, by później nie biegać w stresie, szukając samochodu. Mapy – do sprawdzenia, gdzie aktualnie jest korek. I o ile nie można w 100 proc. wykluczyć, że coś w trakcie jazdy nas uziemi, to szybki rzut oka na bieżącą sytuację na drodze może nas uratować i dać nam trochę przewagi.

Skonfigurujmy pocztę e-mail

O ile telefon może stać się sprzymierzeńcem, bo przecież zawsze mamy go przy sobie, o tyle może się jednak stać także naszym najgorszym wrogiem. Zwłaszcza w przypadku tendencji do rozpraszania uwagi. Social media i powiadomienia potrafią zrujnować produktywność do cna.

Podobno bez Facebooka nie można istnieć w obecnych czasach. Ta platforma stała się areną do rozmów, ale też sprzeczek i kłótni, do wymiany poglądów, szukania informacji, a nawet do robienia zakupów. Ale jeśli zaczyna zjadać coraz więcej naszego czasu – i co warto dodać: zjadać bezpowrotnie – to wypadałoby nad tym zapanować. Sam Facebook zachęca do tworzenia list, ale daje także opcję „obserwowania”, czyli śledzenia aktywności kolejnych znajomych lub polubionych fanpage’y. I coraz więcej osób „od-obserwuje” swoich znajomych, jednocześnie nie usuwając ich z grona. Feed jest wyczyszczony. Niektórzy nawet mają go kompletnie pustego.

Drugim rozwiązaniem są aplikacje zewnętrzne lub wtyczki do przeglądarek, które blokują korzystanie z social mediów lub je ograniczają. To szczególnie dobrze sprawdzi się w przypadku osób, które potrafią się zatracić, np. na Instagramie lub TikToku, i przez 30 minut tylko scrollują.

Powiadomienia? Wyłącz je!

Większość współczesnych smartfonów daje możliwość zarządzania powiadomieniami. Można je ograniczyć do absolutnego minimum lub też wyłączyć te formy powiadamiania, które najbardziej inwazyjnie rozpraszają naszą uwagę, czyli powiadomienia dźwiękowe i te pojawiające się na wygaszonym ekranie.

Ale produktywność to nie tylko zakazy i nakazy. Celem produktywności, tym nadrzędnym, jest ograniczenie zbędnego stresu, który destrukcyjnie wpływa na nasze życie – nie tylko zawodowe, ale i prywatne. Odpowiednio poukładany plan dnia ma dać każdemu chwilę na odpoczynek, na pasje, na sport, na gotowanie, na czas z bliskimi. Produktywność to nieprzepracowywanie się – to takie zarządzanie czasem, by mieć komfort, że w ciągu 24 godzin doby jest go wystarczająco na wszystko, co jest nam potrzebne i co chcemy zrealizować. To uczenie się regularnego i spokojnego snu, który jest nam potrzebny do regeneracji ciała i umysłu. To czas na spokojne przygotowanie posiłków, ale też na to, by spokojnie je zjeść. To nauka mówienia „nie”, by nie pracować zbyt dużo.

Rytuały są i dla ciała, i dla umysłu. Dla rodziny i dla pracy. Skoro spędzamy jedną trzecią naszej doby w pracy, to warto poświęcić czas na to, by opanować podstawy zwiększania swojej produktywności, by lepiej się żyło i lepiej pracowało. Bo bez stresu! Bo bez kłótni w domu i w pracy.

Cel na dziś? Opanować grafik. Na kartce, w zeszycie, w telefonie. Spisać to, co trzeba zrobić w domu i w pracy. Podzielić na dni, a dni na priorytety i pory dnia lub godziny. To, co można zrobić szybko – robimy od razu. Trzymamy dyscyplinę!

Do góry!

Polecane artykuły

21.01.2021

Tu tracisz pieniądze i klientów. Jak zwiększyć sprzedaż – kilka porad ...

Powered by: unstudio.pl