Będąc szefową organizacji czuję się i jestem członkinią zespołu – Wiktoria Stefaniak (Scale Up)

Co Cię motywuje biznesowo, aby stawać się coraz lepszą?

Dewiza, która przede wszystkim przyświeca mi w budowaniu Scale Upu to to, że chcę tworzyć takie miejsce pracy, w którym każdy pracuje z przyjemnością. Nie chce również zapominać o sobie, chociaż wiem, jak łatwo to przychodzi w ferworze rozwoju biznesu. Zdaję sobie jednak sprawę, że może skończyć się to wypaleniem zawodowym, dlatego staram się temu przeciwdziałać. Zazwyczaj jest tak, że trzeba robić rzeczy, o których wcześniej miało się niewielkie pojęcie. To sprawia, że potrzebujemy nabywać wiedzę z wielu obszarów, często niezwiązanych z działalnością operacyjną firmy, czyli naszą branżową ekspertyzą. To z kolei uczy pokory. Motywuje mnie też obserwowanie postępu i doświadczanie tego, że nowe rzeczy są trudne, ale tylko na początku. Wizualizacje tego, gdzie chciałabym być za jakiś czas nie do końca są dla mnie. Wolę pracować na krótkich odcinkach czasu, bo z uwagi na ogrom zmian zachodzących w obecnym świecie wolę częściej wprowadzać w ten plan iteracje. Nie oznacza to jednak, że nie mam długofalowej strategii na firmę — wręcz przeciwnie. Po ponad półtora roku od rozpoczęcia pracy nad Scale Upem ciężko jest mi przyznać, że jestem w stu procentach zadowolona, bo już tak mam, że zawsze chcę lepiej i więcej. Teraz jednak codzienna praca sprawia mi po prostu przyjemność i czerpię radość z tego, gdzie się obecnie znajduję. Stawianie sobie nowych celów i dążenie do nich daje mi z kolei satysfakcję. Cieszę się, że razem ze mną Scale Up tworzą ludzie, z którymi mogę te cele realizować. Jestem dumna z pracy mojego zespołu, a obserwowanie jego progresu jest czymś, co sprawia, że chcę, aby Scale Up przez swój rozwój dawał szansę na naukę i poszerzanie horyzontów kolejnym osobom.

Skąd pomysł na komunikację, jaką prowadzicie między innymi w mediach społecznościowych?

Chcemy pokazywać jakim miejscem pracy jest Scale Up i jakimi partnerami biznesowymi jesteśmy, czego mogą spodziewać się nasi przyszli pracownicy, ale też, na co mogą liczyć klienci. Dlatego nasz Instagram jest mocniej ukierunkowany na tych pierwszych, a LinkedIn z kolei na tych drugich.

Na Instagramie na co dzień dzieje się dużo, zarówno zaplanowanych akcji, które mają charakter umilania nam wspólnej pracy, jak i spontanicznych działań, kiedy jeden z pracowników postanawia zaskoczyć resztę zespołu czymś pozytywnym. Każda z takich sytuacji jest dla nas szczególna, więc chcemy się nią chwalić na zewnątrz zarówno po to, aby inny mieli okazję zobaczyć, jak się pracuje w Scale Up, ale też, aby pracownicy zaangażowani w takie działania czuli się wyróżnieni — ich inicjatywa jest dla reszty zespołu ważna na tyle, aby wyjść z tym i pokazać światu.

Na LinkedIn z kolei pokazujemy, że wciąż się rozwijamy, nasi pracownicy co rusz nabywają nowe kompetencje, które w dużym stopniu przyczyniają się do tego, jak świadczymy nasze usługi. Na LinkedIn lubimy pokazać się ze strony biznesowej, aby nasi klienci, zarówno obecni, jak i przyszli, wiedzieli jak dużo jesteśmy w stanie zaoferować jako agencja rekrutacyjna. Często działamy niestandardowo, nasze działania są skrojone pod każdego klienta indywidualnie, więc lubimy o tym opowiedzieć. Zależy nam na tym, aby każdy kto zgłosi się do nas zainteresowany skorzystaniem z naszych usług, miał pewność, że jesteśmy w stanie dostosować nasze działania niezależnie od tego jakie potrzeby pojawią się ze strony klienta.

Mamy różne grupy projektowe, które zajmują się rozmaitymi tematami. Jedna z nich opiekuje się naszym Employer Brandingiem i jestem cały czas pod wrażeniem pomysłowości osób, które w niej uczestniczą. Planowanie takich działań dla członków i członkiń zespołu jest miłym przerywnikiem w czasami monotonnej codziennej pracy, a Scale Up jako organizacja jeszcze szerzej się dzięki temu rozwija.

Czy masz rzeczy, które są powtarzalne w Twojej organizacji, np. spotkania, jeżeli tak, to co jest taką systematyczną Twoją rutyną?

W Scale Up stawiamy na dowolność w wyborze trybu pracy, zespół może pracować zdalnie lub z biura, natomiast cenimy sobie momenty, kiedy wszyscy jesteśmy razem i widzimy się nie tylko przez kamerki w naszych laptopach. Stąd pomysł na wprowadzenie jednego dnia, w którym wszyscy spotykamy się w biurze — takim dniem jest środa. W ten dzień prowadzone jest też weekly, podczas którego omawiamy wszystkie kwestie minionego tygodnia. Zauważyliśmy, że spotkania podsumowujące, kiedy wszyscy siadamy w jednym pokoju i mamy możliwość wspólnego przegadania bieżących tematów wprowadza fajny nastrój i daje poczucie integracji wszystkich pracowników. Co więcej, w każdą pierwszą środę miesiąca, korzystając z tego, że wszyscy jesteśmy w biurze, jemy wspólne śniadanie. Rano najpierw wspólnie gotujemy, a potem przekształcamy jeden z naszych pokoi w dużą jadalnię, zasiadamy razem do stołu (złączonego z biurek) i wspólnie jedząc, rozmawiamy na wszelkie tematy — zarówno te związane z pracą, jak i te bardziej prywatne. Można śmiało powiedzieć, że faktycznie mamy wypracowaną rutynę, jednak każdy z tych rutynowych dni czy rutynowych spotkań wygląda u nas zupełnie inaczej niż poprzedni.

W jaki sposób generujecie leady na swoje usługi, co jest najbardziej skutecznym źródłem pozyskania zapytań?

Od samego początku istnienia Scale Upu najwięcej leadów przynosiły nam polecenia oraz relacje, które przerodziły się we współprace. To dla nas najskuteczniejszy sposób pozyskiwania nowych, długofalowych klientów.

Kto jest Waszą buyer personą, czy nigdy nie dokonywaliście pivotu na to, kto jest Waszym faktycznym klientem?

Nie dokonywaliśmy pivotu, od początku naszą grupą docelową były firmy IT, które są startupami, scaleupami, małymi firmami i średnimi przedsiębiorstwami. Koncetrujemy się na firmach, które potrzebują nowych pracowników po to by się rozwijać, które jednocześnie nie posiadają lub mają niewielki dział HR. Obecnie planujemy powiększyć ekspansję o liczniejsze organizacje, gdyż jesteśmy na to gotowi, ale nie chcę zdradzać zbyt wiele szczegółów dotyczących planów na najbliższą przyszłość

Jaka była Twoja kluczowa decyzja bądź kluczowe decyzje w ciągu ostatnich 12 miesięcy?

Nie była to decyzja, a bardziej zmiana sposobu myślenia, że na ten moment nie wzrost, a rozwój organizacji będzie przekładał się na jej sukcesy. Jesteśmy młodym zespołem, który współpracuje ze sobą stosunkowo krótko, od kilku miesięcy aktywnie pracujemy nad polepszeniem lub wdrożeniem wielu procesów, które finalnie mają przełożyć się na bardziej efektywną pracę. Dopiero gdy doprowadzimy większość tematów do końca, będziemy dalej powiększać zespół. Odkrycie talentów osób z zespołu i przełożenie ich na obowiązki zgodne z nimi to coś, co wymaga czasu. Stawiamy przede wszystkim na zrównoważony i organiczny wzrost, priorytetem jest rozwój każdego z członków zespołu, tak jak już wspomniałam wcześniej, gdyż właśnie to przekłada się na satysfakcję i rozwój organizacji. Z perspektywy czasu wszystkie podjęte decyzje w przeszłości postrzegam jako odpowiednie. Nie oznacza to jednak, że po drodze nie było potknięć czy błędów — oczywiście były. Najważniejsze jednak, że z każdej takiej sytuacji zawsze wyciągałam lekcję jako właścicielka firmy, dzięki czemu Scale Up stawał i nadal staje się coraz bardziej ustrukturyzowaną organizacją. Teraz gdy odpowiadam nie tylko za siebie, ale również za członków i członkinie zespołu, każdą decyzję podejmuję dużo ostrożniej niż na samym początku prowadzenia biznesu. Myślę jednak, że mimo wszystko udaje mi się zachować odpowiednią ilość spontaniczności i dzięki temu zespół również ma możliwość na realizowanie nieco bardziej szalonych pomysłów. To z kolei sprzyja kreatywności, a to w naszej organizacji jest zdecydowanie potrzebne.

Codzienne łączenie życia zawodowego z prywatnym, w tym liczne obowiązki związane z rolą przedsiębiorcy, mogą być przytłaczające. Złap wiatr w żagle, aktywnie wypoczywając na tle szczytów Tatr w otoczeniu ludzi o podobnym mindsecie. Wyjedź w góry z innymi founderami, buduj silny networking i pogłębiaj swoją biznesową wiedzę — sprawdź szczegóły oferty.

Jak wygląda Wasza kadra managerska, za co odpowiadają w firmie poszczególne obszary?

Scale Up jest małą firmą i mamy płaską strukturę — ja sama będąc szefową organizacji, czuję się i jestem członkinią zespołu. Gdy tylko mam czas lubię wracać do pracy operacyjnej, czyli sourcingu. Dlaczego? Bo uważam, że problematyczne w wielu firmach jest to, że managerowie nie rozumieją tej wcześniej wspomnianej działalności operacyjnej i realiów rynku, z którymi mierzą się pracownicy w zespołach. Właśnie w taki sposób powstają nieporozumienia. To pomaga również zrozumieć potrzeby klientów oraz nie wypaść z obiegu z oczekiwaniami kandydatów. Można szybciej reagować na zmienność rynku, będąc świadomym dynamiki tych zmian. Dzięki temu można też udoskonalać usługi i sprawniej pomagać zespołowi. Oczywiście wraz z rozwojem firmy mam coraz mniej czasu na taką pracę, ale nie wyobrażam sobie całkowicie z tego zrezygnować. Oprócz wcześniej wymienionych powodów bardzo lubię rozwijać analityczne umiejętności, których wymaga sourcing. Poza tym każdy znaleziony przeze mnie kandydat, który zdecydował się na zmianę i przyjął ofertę, powoduje uczucie przyjemnych motylków w brzuchu. To uczucie towarzyszy mi od samego początku pracy w rekrutacji IT i mam nadzieję, że będzie ze mną zawsze.

Wracając do kadry managerskiej — mamy Team Leaderkę, która odpowiada za koordynację pracy i wsparcie zespołu oraz jest odpowiedzialna za wdrażanie różnych procesów mających za zadanie ułatwić nam rekruterskie życie, oraz polepszyć jakość usług. To, co wyróżnia nas na tle innych agencji to również obecność osoby technicznej — współwłaściciela Scale Up. Jasiek jest na co dzień programistą, który blisko współpracuje z rekruterami oraz pomaga nam przeprowadzić kontakt z klientem tak, aby efekty naszych działań były szyte na miarę potrzeb programisty, którym przecież sam jest. Razem z nim zajmujemy się także procesem sprzedażowym. Od początku do końca wspólnie wsłuchujemy się w potrzeby i oczekiwania naszych klientów i razem proponujemy odpowiednie rozwiązania — posługując się zarówno wiedzą rekruterską, jak i stricte techniczną.

Gdybyś miała od nowa poukładać dział marketingu, od czego byś zaczęła, jakie byłyby Twoje pierwsze decyzje?

Uważam, że decyzje, które zostały podjęte na samym początku były dobre i nie zmieniałabym ich. Testowaliśmy rynek i to, jacy klienci potrzebują wsparcia w usługach, które oferujemy. Mieliśmy szczęście, że zgrało się to z pierwszą określoną grupą docelową. Czy była to zasługa świetnie opracowanej strategii? Szczerze wątpię, aby jedynie to przełożyło się na sukces. Jest to też kwestia szczęścia i dobrego czasu. Jednak późniejsze przedłużenia współprac i świetne wyniki to już zasługa ciężkiej pracy całego zespołu. Obecnie pracujemy z naszymi klientami nad spisywaniem historii sukcesów i to, co najbardziej mnie cieszy to fakt, że zawsze jest to obustronny sukces, a nawet trójstronny — klient pozyskał świetnego człowieka na pokład, kandydat zaczyna pracę w nowym miejscu, a my doprowadziliśmy do spotkania obu stron. Dążymy do tego, aby opisać jak najwięcej takich historii i na pewno chętnie będziemy się nimi dzielić.

W jaki sposób udaje Ci się zachowywać work-life balance?

Bardziej niż work-life balance rezonuje ze mną pojęcie work-life fit. Mój partner biznesowy jest jednocześnie partnerem życiowym — często mamy tyle pomysłów, że nie jesteśmy w stanie omówić ich wszystkich podczas dnia pracy. Jeśli chcemy poruszyć jakiś temat pracowniczy „po godzinach” to po prostu to robimy, bo dlaczego nie? Dopóki nie jest to dla nas obciążające, to nie widzę przeszkód. Praca wymaga od nas dużego skupienia, a po niej często jesteśmy już rozluźnieni i bardziej kreatywni, co skutkuje naprawdę ciekawymi pomysłami. To, co mi samej pozwala zachować zdrowy umysł to odpowiednia ilość snu — nie mniejsza niż 7 godzin. Widzę, że gdy śpię mniej, cierpi na tym moja koncentracja i wydajność. Nie ma też co ukrywać, że budowanie własnej firmy zajmuje ogromną część mojego życia, jednak są też takie momenty, gdy całkowicie odcinam się od spraw zawodowych i przy tym pomaga mi dobra książka obyczajowa. Jakiś czas temu zauważyłam, że jeśli naprawdę chcę odpocząć, to nie pomagają mi w tym książki o samorozwoju, coachingowe itp. Te trzymam na czas do tego przeznaczony. Uwielbiam też spacery i treningi z moimi pieskami. Spokój dają mi również podróże, do których po covidowych czasach wracam. Kiedyś bardzo nie lubiłam latać, natomiast teraz ten czas w samolocie, bez wszystkich rozpraszaczy, jest dla mnie szczególnie przyjemny. Jeszcze nie tak dawno przerażała mnie wizja ilości powiadomień ze służbowej skrzynki mailowej po wyłączeniu trybu samolotowego — dziś ten problem już nie istnieje. Skalujemy się i jest to odczuwalne coraz częściej 🙂