Onboarding to proces polegający na wdrożeniu pracownika. Jak przeprowadzić go w możliwie najskuteczniejszy sposób. Opowiada Aleksandra Pszczoła z Bee Talents.
AMA, czyli ask my anything na facebookowej grupie Marketing i Biznes to cykliczne spotkania z ekspertami z różnych branż, którym nasi czytelnicy zadają nurtujące pytania i otrzymują satysfakcjonujące odpowiedzi. Do udziału w AMA zaprosiliśmy Aleksandrę Pszczołę, dyrektor generalną Bee Talents, która odpowiedział na Wasze pytania dotyczące rekrutowania i onboardingu pracowników.
1. Jak powinien wyglądać onboarding pracownika?
Onboarding, czyli wdrożenie nowego członka zespołu, jest procesem kluczowym i nie powinno traktować się go po macoszemu.
Ważne, żeby zadać sobie pytanie, czego oczekujemy od nowego pracownika, a także sprawić, aby ten dzień, który jest obfity w wiele nowych informacji, był możliwie dobrze przygotowany, tak, aby nowy członek zespołu czuł się zaopiekowany.
Podzieliłabym onboarding na 3 kroki: wdrożenie do swojej roli, wdrożenie do swojego zespołu oraz wdrożenie do kultury organizacyjnej firmy. CEO nie zawsze może uczestniczyć w procesie i być pierwszego dnia, natomiast osobiście rekomenduję spotkanie z CEO przynajmniej w pierwszym miesiącu pracy. Czy to jako spotkanie indywidualne, czy też jako spotkanie grupowe, gdy w danym miesiącu onboradingujemy kilka osób jednocześnie. Takie spotkanie zazwyczaj ma na celu przedstawienie wizji, misji oraz wartości jakimi kieruje się firma. Tak, aby od samego początku nadawać nowemu członkowi zespołu taki sam kierunek.
2. Jak powinno wyglądać dobre CV?
Pierwszy punkt: mniej znaczy więcej. Często w CV chcąc pokazać się z najlepszej strony, zalewamy odbiorcę szeregiem informacji. Podstawą jest więc wyselekcjonowanie, które doświadczenie i umiejętności są najbardziej istotne i adekwatne do roli, na którą aplikujemy.
Drugi punkt: estetyka. CV to tylko dokument. Postarajmy się, aby zawsze był przygotowany schludnie, informacje czytelne i przede wszystkim unikajmy błędów.
Punkt trzeci: ostatnia rada. Do większości CV nie musimy dodawać swojego zdjęcia, a także dokładnego adresu zamieszkania. E-mail, telefon powinien wystarczyć.
3. Czy powinienem pytać pracodawcę o widełki płacowe?
Jestem zdania, że widełki płacowe podane we wczesnym etapie (w tym również na etapie oferty) skracają proces. W Bee Talents praktykujemy podawanie widełek, a zwłaszcza rozmawianie na temat widełek w pierwszym kontakcie, podczas pierwszej rozmowy. Dzięki temu orientujemy się w kwestiach formalnych i możemy skupić na pozostałych elementach procesu.
Jeśli Firma sama nie porusza tego tematu, uważam, że warto o to zapytać. Oczywiście forma jest ważna. Natomiast partnerskie podejście do rozmowy rekrutacyjnej (a taka forma jest moim zdaniem najbardziej efektywna dla obu stron), nie powinno być „złych pytań”. Jeśli rekruter nie może udzielić takiej informacji, powinien po prostu o tym poinformować. Zachęcam więc do otwartości i szczerości.
4. Jakie główne wyzwania dostrzegasz w organizacjach, które bardzo szybko rosną? Na co powinno się zwrócić uwagę i jakie błędy wówczas można popełnić?
Myślę, że organizacje, które szybko rosną powinny mieć mocne fundamenty, a te bardzo często opierają się na mocnych kompetencjach w zespole oraz dobrze zdefiniowanej kulturze organizacyjnej. W firmach, które rosną zazwyczaj najczęstszym błędem jest chaos informacyjny. Wraz z kolejnymi członkami zespołu, transparentność komunikacji staje się coraz większym wyzwaniem, dlatego warto od samego początku dbać o procesy.
Mała organizacja, która chce uzyskać wzrost powinna od samego początku wybierać tylko takie rozwiązania, które się skalują. Budowanie checklist, pamiętanie o procesach, unikanie „marnotrawstwa i skracanie procesów decyzyjnych (unikanie wąskich gardeł) to tylko niektóre z przykładów.
Ponadto myślę, że błędem jest to, że za późno zabieramy się za „liczenie” naszego biznesu. Na fali entuzjazmu budujemy szybki wzrost, patrząc optymistycznie w przyszłość…. i dopiero jak zaczynamy liczyć coś nam nie wychodzi. Polecam więc za wczasu pomyśleć o roli finance managera lub analityka, który będzie wysyłał sygnały ostrzegawcze wcześniej, niż sami moglibyśmy się zorientować.
5. Jak bezboleśnie dla obu stron zwalniać ludzi?
Na ten temat bardzo fajnie pisze Patty McCord w Powerful, książce, która opowiada o kulturze Netflixa. Temat offboardingu/zwolnień jest tematem bardzo długim i wymaga więcej czasu. Myślę, że najważniejsze w procesie jest to, aby być obiektywnym, odnosić się do faktów, a nie przypuszczeń i opinii. Zarazem jednak być konkretnym i nie dawać złudnych nadziei. Ważne jest również przemyślenie tego, w jaki sposób będziemy informować o rozstaniu zespół.
Z pewnością trzeba zadbać o komfort obu stron: pracownika oraz zespołu, który zostaje w firmie. Na zwolnienie nigdy nie ma „dobrego momentu”, dlatego też zachęca się, żeby nie przedłużać i nie czekać aż sytuacja sama się poprawi. Mówi się „fire fast, hire slow”.
6. Jak powinniśmy zareagować, gdy zwalniania przez nas osoba wybucha złością lub płaczem?
Takie emocje są normalne i należy je przyjąć spokojnie. Na pewno nie eskalować. Nie jestem psychologiem, natomiast wydaje mi się, że niektóre osoby po przyjęciu tego typu informacji, po prostu potrzebują czasu, żeby „ochłonąć”. Pytanie jednak, co zrobiliśmy wcześniej? Czy ta osoba spodziewała się takiej decyzji? Czy była informowana, że jej wyniki nie są najlepsze i jeśli się nie poprawią będziecie musieli się rozstać?
Myślę, że takie podejście pomaga w oswojeniu się z myślą o rozstaniu z firmą. Z pewnością warto jest też pomyśleć o tym, co firma może zapewnić pracownikowi po rozstaniu. Jakie proponuje warunki, czy wystawi referencje, a także, czy pomoże odnaleźć się na rynku pracy (outplacement)?
7. Co składa się na kulturę organizacyjną i jak ją budować?
Wizja, misja, wartości. Może to brzmi dla niektórych zbyt „miękko”, ale to są filary, które sprawiają, że organizacja idzie w jednym kierunku. To jeden z głównych wyróżników dla firm, bo przecież wszyscy pracują dla międzynarodowych klientów, mają „fajny” zespół i nowoczesne projekty. To nic nie znaczy. Kultura to nasze DNA, to jakim językiem mówimy, jakie panują zasady w naszej organizacji, czy też to w jaki sposób traktujemy naszych klientów.
Myślę, że najlepiej zacząć od podstaw, czyli zrewidowania tego co mamy, co jest dla nas ważne i jakie panują w firmie nastroje. Każda organizacja musi codziennie pracować nad tym, żeby zespół był zmotywowany i widział wyższy cel swoich działań, niż tylko praca 8-16. Szczególnie w środowiskach, które dynamicznie się rozwijają, wprowadzają dużo zmian, powinniśmy dbać o jakość tego co robimy. Świadoma i dobrze zdefiniowana kultura organizacyjna pomaga wdrażać się nowym osobom i jechać w jednym autobusie odpowiednim ludziom w odpowiednim kierunku (Jim Collins Good to Great).
8. Czy warto w CV chwalić się dodatkowymi inicjatywami, np. tworzenie contentu?
Jasne! Chociaż tak jak wspomniałam, czasami mniej znaczy więcej. Zawsze można zbudować swoje portfolio online (np. na Linkedin) i podać link. Zainteresowany rekruter z pewnością sprawdzi, co o nas słychać w sieci. Pamiętaj, że najważniejsze jest dopasowanie tego, o czym mówisz do sytuacji/roli, na którą aplikujesz.
9. Jakie największe błędy mogę popełnić jako pracodawca podczas onboardingu?
Słyszałam o sytuacjach, w których brakowało krzeseł, biurek lub komputerów do pracy. Podejrzewam, że zdarza się to nagminnie. W skrócie: ogólny panujący chaos to podstawowy błąd. Czasami usprawiedliwiamy się mówiąc: „rzucamy nowych na głęboką wodę”. Natomiast prawda jest taka, że takie zachowanie świadczy o nas jako o organizacji. Jeśli od pierwszego dnia panuje chaos, a nowy członek zespołu nie wie, do kogo może zwrócić się o poradę. Możemy spodziewać się jaki będzie finał takiego zatrudnienia. A każde zatrudnienie kosztuje firmę wiele złotych. Warto o tym pamietać i przyłożyć się do tego, aby proces onboardingu był jak najbardziej wydajny.
10. Co zrobić, gdy pracownik prosi o podwyżkę?
Transparentność jest najlepszym rozwiązaniem. Pracownik często nie wie, jak podejść do tematu, dlatego można mu wyjść na przeciw i przedstawić kilka prostych zasad. My w BT mamy w naszym intranecie shorlistę, która przedstawia dos&donts oraz kryteria dania podwyżki, czyli od czego decyzja zależy.
Jeśli pracownik ma zaufanie, że decyzja nie jest personalna, tylko uwarunkowana możliwościami firmy, posiadanymi kompetencjami itp. Wówczas dużo łatwiej rozmawia się o podwyżce. Ważne, żeby obie strony rozumiały o jakich kwotach mówimy, ponieważ pracownik zazwyczaj myśli o kwocie „na rękę”, a my, pracodawcy, operujemy kwotami brutto albo całkowitym kosztem zatrudnienia. Warto, żeby o tym jasno powiedzieć.
11. Jakie blogi i książki czytać, by lepiej rekrutować?
Polecam zacząć od wspomnianej już książki Powerful autorstwa Patty McCord. Książka napisana bardzo przystępnym językiem, zawierająca dużo case studies z życia Netflixa. Lech Kaniuk również pisze o swoich doświadczeniach rekrutacyjnych w książce „Siła Pędu”. Jeśli chodzi jednak stricte o książki poświęcone procesu rekrutacyjnego, to nic mi na ten moment nie przychodzi do głowy.
Jeśli chodzi o blogi, polecam szczególnie Hunga Lee i jego newsletter https://www.recruitingbrainfood.com/, w którym co tydzień, w sobotę, przesyła zbiór arcyciekawych linków dotyczących sourcingu i rekrutacji. Na pewno ciekawe rzeczy piszą Kasia Borowicz i Maja Gojtowska. Polecam najserdeczniej.
12. Jakimi elementami mogę przyciągać do siebie talenty, jeżeli wiem, że moja organizacja jest na wczesnym etapie i nie mogę sobie pozwolić na duże pieniądze?
Na pewno ważne jest to, na ile potrafimy sprzedać swoją wizję i ile osób uwierzy w nasz pomysł. Pieniądze są ważne, ale nie najważniejsze. Ludzie chcą się rozwijać i robić ciekawe rzeczy, nie zawsze kierują się tym, ile będą zarabiać, tylko co mogą osiągnąć w jakiejś konkretnej perspektywie czasu. Warto więc na każdym etapie przyciągać takich ludzi, którzy chcą budować nasz wspólny zespół, nie boją się pracy, mają te same wartości co my i podobny mindset. Dobrze, jeśli różnią się kompetencyjnie. Wtedy zespoły są komplementarne.
13. Jak powinna wyglądać współpraca działu marketingu i HR?
Tutaj obszarów jest bardzo dużo. Od employer brandingu po marketing rekrutacyjny. W zależności od celu, który firma chce osiągnąć, ale też wielkości i budżetu. Marketing ma najczęściej takie kompetencje, które HRowcy nie posiadają albo na rozwinięcie których nie mają czasu. Np. content marketing – tutaj jest ogromna przestrzeń do pisania blogpostów rekrutacyjnych. Nasi kandydaci chcą nas poznać, dlatego pisanie o tym jak się u Was pracuje jest najprostszym, a zarazem efektywnym rozwiązaniem. Ponadto wymiana wiedzy, o tym jak tworzyć komunikaty (np. ogłoszenia o pracę) albo jak analizować dane (np. Google Analytics, który liczy nam wejścia na stronę kariery czy źródła ruchu na stronę kariery).
Słowem: kompetencji jest sporo. Musi być chęć do wymiany wiedzy i wzajemne cele. Jeśli to początek współpracy to warto zacząć od projektu testowego tak, żeby zespoły mogły się poznać i osiągnąć jakiś jeden, mały cel. Dalej powinno pójść gładko.
14. Jakimi metodami pozyskiwać „leady” pracownicze?
Polecam pogłębienie tematu współpracy marketingu z HRem. Tutaj jest ogromne pole do współpracy i osiągania dużych rezultatów stosunkowo niskim nakładem finansowym.
Osobiście bardzo często stosuję porównanie naszych kandydatów do klientów. Zauważcie, że procesy sprzedażowe oraz rekrutacyjne są analogiczne. Celem jest zainteresowanie kandydatów naszą ofertą. Dlatego musimy od początku informować ich o warunkach naszej oferty, ścieżce jaką musi pokonać (tj. elementy procesu rekrutacyjnego), czy chociażby dać mu możliwość poznania wcześniej naszej firmy (np. kanały w social media, strona kariery, blog firmowy itp.).
Niezawodnym sposobem na pozyskanie nowych członków zespołu są rekomendacje. Programy referencyjne niekoniecznie takie, za które musimy płacić, działają w większości przypadków najlepiej i są pewnym źródłem. Warto to również włożyć w ramy procesu, żeby każdy znał warunki takiego polecenia, nie bał się „odpowiedzialności” za polecenie niewłaściwej osoby (a z doświadczenia wiem, że takie obawy są bardzo realne) oraz przypominać zespołowi o tym, że firma ma taką konkretną potrzebę.
15. Kiedy korzystać z HR inhouse lub outsourcing HR?
Bardzo indywidualna sprawa. Zależna od a) hiring planu b) planu rozwoju organizacji c) budżetu. Nie ma rozwiązania idealnego i wydaje mi się, że trzeba spojrzeć na ten problem szerzej, aniżeli w kontekście wyboru albo-albo. Niejednokrotnie HR inhouse współpracują z agencjami rekrutacyjnymi wspierając się w trudniejszych momentach, bądź delegując nietypowe role.
16. Czy masz jakieś sprawdzone sposoby na przedstawienie nowej osoby w zespole lub integrację w pierwszych dniach, by od razu taka osoba poczuła się jak u siebie i szybciej poznała zespół?
Powiem jak to wygląda u nas. Będzie najbardziej wiarygodnie (kolejność dowolna):
a) spotkanie z każdym przedstawicielem działów, tak aby poznać firmę crossdziałowo
b) zapewnienie checklisty onboradingowej, tak żeby nowa osoba sama również mogła „kontrolować”, czy jest on track w procesie
c) welcome pack (pakiet powitalny) – nowej osobie jest miło wiedzieć, że na nią czekamy
d) spotkania z liderem – wspólne ustalenie oczekiwań w miesiącu próbnym, a później OKRów
e) spotkanie retro – feedback do firmy nt. procesu rekrutacyjnego, czyli co możemy poprawić przy onboardingu następnej osoby
f) spotkanie z CEO – wizja, misja, cel i filozofia firmy. Dlaczego działamy w taki, a nie inny sposób.
g) za chwilę jako bonus wprowadzimy również grę mailową, która będzie zachęcać nową osobę do interakcji (odpowiedzi na pytania) dotyczące firmy/historii i zabawnych anegdot.
Ważne, żeby proces onboardingu podzielić na
1. Przed przyjściem nowego pracownika
2. PIerwszy dzień nowego pracownika
3. Po tygodniu nowego pracownika
A następnie skorelować to z konkretnymi funkcjami, bo część zadań musi wykonać office (np. zamówienie sprzętu, krzesła, welcome pack), część osoby techniczne (nadanie dostępów), a część liderzy. Taka checklista powinna być dostępna dla wszystkich i w miarę możliwości ujednolicona dla działów, żeby proces był łatwy do zaadaptowania i skalowalny w przypadku zatrudnienia jednocześnie większej liczby osób.
17. Co myślisz o rozmowach rekrutacyjnych online (np. przy Skype)?
Uważam, że to świetny pomysł, zwłaszcza jako pierwszy etap. Tutaj obie strony powinny być dobrze przygotowane i pamietać o zachowaniu zasad „spotkania w realu”, czyli bycie punktualnym, przygotowanym do rozmowy w wygodnym i cichym miejscu.
18. Jak budować zdalny zespół?
Przede wszystkim definicja oczekiwań i celu. W pracy zdalnej najważniejsza jest transparentna komunikacja. Ważne jest też zdefiniowane, które kanały służą do czego, np. Hangouts do wideo konferencji, Slack do komunikacji bieżącej, mail do wyznaczania zadań, Trello/Jira do śledzenia postępów itp. W skrócie: dobór narzędzi jest kluczowy.
19. Co myślisz o mierzeniu zadowolenia pracowników? Warto robić takie rzeczy? Jeśli tak, to jak często i o co powinniśmy pytać pracowników?
Zdecydowanie. Zamieniłabym jednak oceny okresowe, których jestem przeciwnikiem, na microfeedback, który pozwala mierzyć bieżące nastroje w firmie. Mamy tutaj np. Office Vibe, który jest skorelowany ze Slackiem i kilka razy w tygodniu zadaje zespołowi proste pytana dotyczące jakości ich pracy i tego co można poprawić. Jest to bardzo cenna informacja zwrotna do firmy, którą dostajemy praktycznie codziennie. Dzięki temu wiemy, jakie tematy powinniśmy poruszać na forum, a także co jest ważne dla naszego zespołu oraz czego brakuje. To taki codzienny rachunek sumienia. To co mówią o nas nasi pracownicy jest najważniejszą oceną naszej organizacji. Warto być tego świadomym i dążyć do usprawnień, w miarę możliwości oczywiście.
20. Jak oszacować warunki płacowa na stanowisku?
Stawki dla nowicjuszy różnią się w zależności od branży. W IT junior zarabia ok 2-2,5 tysiąca złotych na rękę.
Jeśli chodzi o wycyrklowanie, to trzeba pamiętać, że prowadząc firmę znamy swoje przychody i koszty. Wiemy jaki mamy budżet na wynagrodzenia. W naszym przypadku wynagrodzenia to około 75% wszystkich kosztów, dlatego jesteśmy w stanie określić sobie widełki adekwatnie do różnych stanowisk, tak żeby było fair względem zespołu. W tym zakresie mamy akurat dużą transparentność, co osobiście bardzo polecam. Ponadto trzeba być na bieżąco z tym co mówi rynek, a to akurat łatwo sprawdzić w ogłoszeniach, raportach Sedlak Sedlak itp.
Zostaw komentarz