Prawne pułapki w startupie – jak ich unikać? 5 praktycznych porad od Aleksandry Maciejewicz z LAWMORE

Marketing i Biznes: Jakie aspekty prawa w biznesie uważasz za kluczowe dla startupów i przedstawicieli przemysłów kreatywnych?

Aleksandra Maciejewicz: Myślę, że nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od wielu czynników, takich jak branża, w której startup działa, jego model biznesowy, grupa docelowa (czy są to konsumenci czy inne firmy), cele strategiczne (np. skalowalność i szybki zysk versus długoterminowe inwestycje w badania i rozwój) i wiele innych.

Na przykład, dla startupu tworzącego określony wyrób medyczny, istotne będą przepisy dotyczące badań klinicznych, patentów i zgodności z regulacjami sektorowymi. Z kolei startupy skupiające się na produktach konsumenckich będą musiały szczególnie uważać na przepisy dotyczące ochrony konsumenta, a także na RODO.

Oprócz tego strategia prawna firmy może się różnić w zależności od jej planów ekspansji, zarówno geograficznej, jak i rynkowej. Startupy planujące działalność międzynarodową muszą uwzględnić złożoność prawa międzynarodowego i różnice w przepisach między krajami.

Jakie kroki Twoim zdaniem powinny w pierwszej kolejności podjąć startupy, aby zabezpieczyć swoje prawa własności intelektualnej, w tym patenty i znaki towarowe?

Zaczęłabym od podstaw, czyli od zdefiniowania, co dokładnie założyciele startupu chcą chronić. Znaki towarowe chronią zupełnie inne aspekty działalności niż patenty. Z drugiej strony znak towarowy czasami może dać silniejszą ochronę całokształtu działalności niż patent. Spójrzmy na taką Coca-Colę. Niby ma niepowtarzalną recepturę, ale dla przeciętnego użytkownika prawdopodobnie smakuje podobnie do Pepsi czy Polo Cocty. Myślę, że opatentowanie receptury wciąż nie dałoby Coca-Coli takiej przewagi konkurencyjnej niż jej znak towarowy. Według różnych danych, w 2023 roku marka Coca-Coli została wyceniona na 106,1 miliarda dolarów.

Jednak załóżmy, że mówimy o rozwiązaniu technicznym, które jest kluczowe dla działania jakiegoś systemu sztucznej inteligencji. Podstawową kwestią jest tutaj poufność. I nie dlatego, że każdy czyha, aby ukraść komuś pomysł. Po pierwsze, piję tutaj do kluczowej przesłanki otrzymania patentu tj. nowości wynalazku. Mianowicie, aby wynalazek mógł być uznany za nowy, nie może być częścią stanu techniki, czyli nie może być przed datą zgłoszenia patentowego udostępniony do wiadomości powszechnej np. w ramach demo day, konferencji czy targów. Tutaj przykładowo przydaje się NDA: dzięki umowie o poufności, nawet jeśli informacje o wynalazku są dzielone z zewnętrznymi partnerami, nie są one uznawane za „udostępnione do wiadomości powszechnej” i nie wpływają negatywnie na nowość wynalazku.

I od razu nawiążę tutaj do jednego z mitów przedsiębiorczości – oprogramowania można patentować również w Unii Europejskiej. Oprogramowanie to musi wykazywać tzw. dalszy efekt techniczny, ale sam Europejski Urząd Patentowy na swojej stronie internetowej podpowiada, jak to zrobić.

Załóżmy jednak, że nie chcemy ujawniać np. naszych algorytmów. Patenty wymagają ujawnienia „serca” rozwiązania i są ograniczone czasowo do 20 lat, a potem przechodzą do domen publicznej. Z kolei nasza strategia zakłada, że nie powinniśmy pokazywać konkurencji algorytmów, szczególnie chcąc zachowywać wyłączność dłużej niż 20 lat. Wówczas działamy na tajemnicy przedsiębiorstwa i wdrażamy całe procedury z tym związane, przykładowo jak Google czy też Alphabet.

Na marginesie też wspomnę o prawidłowym dokumentowaniu procesu twórczego. Polecam prowadzenie dokładnych zapisków dotyczące rozwoju rozwiązania, w tym daty kluczowych etapów i wersji, najlepiej w kopiach. Takie dokumenty mogą okazać się nieocenione, jeśli kiedykolwiek dojdzie do sporu o autorstwo lub pierwszeństwo wynalazku. A znane są mi przypadki, odcięcia od repozytorium, co spowodowało duże problemy dowodowe.

W jaki sposób praca w charakterze rzeczniczki patentowej oraz prawniczki wpłynęła na Twoje zrozumienie biznesu i technologii?

Z jednej strony jestem ciągle zafascynowana kreatywnością ludzi, z którymi współpracuję. Ich ciągła potrzeba rozwoju i pomysłowość inspirują mnie do tego, aby i w moim życiu osobistym i zawodowym też stale szukać nowych, lepszych rozwiązań.

Kolejna zbieżność, jaką zauważam to obserwowanie trendów technologicznych i regulacyjnych. Muszę być na bieżąco z najnowszymi zmianami, co nie tylko pomaga mi lepiej służyć moim klientom, ale także pozwala przewidywać przyszłe kierunki rozwoju technologii i prawa. To zrozumienie jest nieocenione, zwłaszcza gdy pomagam firmom nawigować przez skomplikowany krajobraz regulacji.

Moja praca ujawnia też zawiłości i pułapki, które czyhają na biznesy. Widzę, jak wiele firm stara się zaoszczędzić na różnych procesach, ale z drugiej strony obserwuję też przypadki, gdzie firmy próbują iść na skróty często kosztem innych. To utrudnia, ale jednocześnie podkreśla wartość etycznej praktyki prawnej i transparentności w biznesie.

Niestety, moja praca często wiąże się z mniej przyjemnymi aspektami biznesu, takimi jak spory o prawa własności intelektualnej czy konflikty między wspólnikami. To może wpływać na moje postrzeganie sektora — niekiedy wydaje się on bardziej skomplikowany i konfliktowy, niż jest w rzeczywistości.

Jednakże ciężka praca i zaangażowanie, które widzę u moich klientów, przypominają mi, że determinacja to klucz do przełamywania barier i innowacji. To zaraża i motywuje mnie do własnych działań.

Jak prawo dotyczące nowych technologii, takich jak medtech i computer sciences, różni się od innych obszarów prawa biznesowego?

To, co czyni je unikalnymi, to przede wszystkim szybkość rozwoju i ewolucji technologii, co wymaga ode mnie ciągłego dokształcania się i adaptacji do nowych warunków.

Jeżeli mogę to tak określić, to prawo technologiczne często wyprzedza tradycyjne ramy prawne, co stawia przed prawnikami wyzwanie związane z interpretacją i stosowaniem obowiązujących przepisów w kontekście całkowicie nowych technologii. Dlatego w tej dziedzinie prawnicy muszą być bardzo elastyczni i kreatywni w swoim podejściu, często pracując na pograniczu prawa i technologii. Czasami też muszę powiedzieć klientowi, że całkowicie lege artis nie możemy czegoś zrobić, ale przynajmniej zrobimy tak, aby nie było nielegalnie. Innym razem rozmawiamy już nie o tym, jak wyeliminować całkowicie ryzyko prawne, ale jak je chociaż trochę zmniejszyć.

Zdarza się, że klient nie powie mi czegoś o swojej technologii, nie ze złej woli, ale dlatego, że obcuje z nią na co dzień i dana okoliczność jest dla niego tak oczywista, że aż niezauważalna. A z mojej perspektywy jest ona istotna dla prawnej strukturyzacji biznesu. Wtedy pomaga mi śledzenie wieści branżowych.

Takie różnice sprawiają, że prawnicy specjalizujący się w prawie technologicznym muszą nie tylko biegle posługiwać się językiem prawniczym, ale także być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi, aby efektywnie chronić interesy swoich klientów.

Jakie są najczęstsze wyzwania prawne, z jakimi muszą zmierzyć się startupy działające w branżach opartych na nowych technologiach i które miałaś okazję obserwować na swojej drodze zawodowej?

W temacie własności intelektualnej o części już wspomniałam. Natomiast często spotykam się z nieprawidłowym wniesieniem własności intelektualnej do spółki oraz nieprawidłowym lub niedookreślonym przeniesieniem własności intelektualnej na spółkę.

Kolejna kwestia to brak adresowania wszystkich regulacji prawnych, które mają zastosowanie do danej usługi lub produktu. Niektórzy mówią o przeregulowaniu, ale ja tego tak nie widzę. Zazwyczaj jest to kwestia zlecenia jednej opinii prawnej, ale przedsiębiorcy wolą daną kwotę zainwestować w coś innego. Z drugiej strony, nie jest trudno powiedzieć „nie stać mnie”, kiedy idzie się po wycenę do najdroższej kancelarii w mieście. Kwestia perspektywy.

Istnieje jednak też wyzwanie, na które nie mam prostej odpowiedzi. Mianowicie międzynarodowe działanie, szczególnie jeżeli produkt lub usługa jest B2C. Nie mamy prawa międzynarodowego, o które moglibyśmy się wówczas oprzeć i stworzyć uniwersalny regulamin czy też umowę na wszystkie kraje świata. Nawet w Unii Europejskiej nie wszystko jest jeszcze zunifikowane. Nie mamy nawet międzynarodowych znaków towarowych, a zgłoszenie międzynarodowe przez WIPO powoduje poprowadzenie zgłoszeń krajowych.

O wrogich zakończeniach współprac między founderami, odcinaniu API, kiedy cały biznes na tym stoi, szantażowaniu własnością intelektualną itp. nie będę wspominać, bo mam nadzieję, że to nie są najczęstsze wyzwania.

Jakie znaczenie dla startupów ma właściwe zrozumienie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, zwłaszcza w kontekście rosnącej liczby regulacji?

Myślę, że można się pokusić o wymienienie kilku zalet RODO, takich jak:

• Lepsza jakość danych – przepisy wymuszają utrzymanie porządku w danych, co skutkuje ich większą precyzją i aktualnością. To z kolei – mam nadzieję – przekłada się na lepszą jakość analiz i decyzji biznesowych.

• Redukcja kosztów – choć początkowa implementacja RODO może być kosztowna, w dłuższej perspektywie może pozwolić zaoszczędzić środki, np. nie musimy płacić ogromnego odszkodowania za niedochowanie należytej staranności w zabezpieczeniu danych czy poprzez minimalizację kosztów przechowywania danych (dzięki zasadzie minimalizacji danych) oraz unikanie wydatków na zarządzanie zbędnymi danymi.

• Ulepszone procesy wewnętrzne – konieczność przestrzegania RODO wymusza na organizacjach przegląd i często optymalizację ich procesów wewnętrznych, to zwiększa zaś porządek „w papierach”.

• Łatwiejsza współpraca międzynarodowa – zgodność z rygorystycznymi standardami ochrony danych narzucanymi przez RODO, pozwala mniej nam się martwić, że nie będziemy zgodni z innym prawem lokalnym.

• Zarządzanie kryzysami – posiadanie procedur zgodnych z RODO pomaga w szybszym identyfikowaniu, raportowaniu i minimalizowaniu skutków naruszeń bezpieczeństwa danych.

I dużo innych, ale przyjmuję ograniczoną objętość tego tekstu, aby lepiej się go czytało 😉

W jaki sposób psychologia wpływa na praktykę prawniczą i jakie znaczenie ma to dla Twojej pracy jako prawniczki?

Zacznijmy od tego, dlaczego zaczęłam studiować psychologię. Mianowicie od zawsze chciałam współpracować z firmami, których celem jest zmiana świata na lepsze. Stąd też branża startupowa. Z biegiem czasu zaczęłam coraz bardziej zauważać, jak duży wpływ na ekonomię, gospodarkę, życie rodzinne, życie zawodowe etc. ma zdrowie psychiczne. Stąd poszukiwanie pracy z klientami, którzy skupiają się na mental health, a następnie chęć zrozumienia mechanizmów rządzących naszą psychiką.

Jednak odpowiadając wprost na pytanie, to tych aspektów jest wiele:

• zarządzanie stresem – w pracy prawniczki pojawia się wiele stresujących sytuacji, z kolei wiedza ja działa stres wyniesiona z psychologii, pozwala na utrzymanie jasności umysłu i skuteczności w kluczowych momentach.

• zarządzanie pracą innych – wiedza z psychologii o zarządzaniu ludźmi pomaga mi w pracy z osobami w mojej kancelarii i co zrobić, żeby zbliżyć rotację do minimum.

• zrozumienie klientów – psychologia pozwala lepiej zrozumieć, czego naprawdę potrzebują klienci i jakie mają oczekiwania, co często pomaga też w sytuacjach konfliktowych, np. co mogę zaoferować, żeby uspokoić klienta.

• rozumienie trendów rynkowych – psychologia społeczna pomaga mi w rozumieniu produktów i usług moich klientów, ale też czasami uda mi się przewidzieć co się nie uda.

Jakie wymieniłabyś 5 najważniejszych porad dla startupów, które pozwalają skutecznie zarządzać aspektami prawno-biznesowymi swojej działalności i unikać potencjalnych pułapek?

1. Dokładnie opracuj umowy założycielskie i umowy ze współpracownikami – jasne określenie zobowiązań i oczekiwań w umowach z pracownikami, współzałożycielami oraz kontrahentami jest kluczowe. Szczególną uwagę warto poświęcić klauzulom dotyczącym udziałów, odpowiedzialności, rozwiązywania sporów i praw własności intelektualnej.

2. Zainwestuj w wiedzę prawniczą na wczesnym etapie – przeczytaj książkę, posłuchaj podcastów, idź na szkolenie. Prawidłowo zabezpieczone kwestie prawne mogą oszczędzić wiele problemów w przyszłości, jak np. w kwestii nowości i patentowania.

3. Stosuj zasady etyczne jako fundament strategii biznesowej – rozwijanie praktyk opartych na etyce, takich jak uczciwe praktyki zatrudnienia, odpowiedzialne źródła surowców, czy transparentność w działaniach korporacyjnych, może znacząco wpłynąć na postrzeganie marki przez konsumentów i partnerów biznesowych, ale również niedługo będzie coraz częstszym wymogiem prawnym, czy to w kontekście AI Act czy ESG. Mam nadzieję, że będzie to również coraz częstszy wyznacznik dla inwestorów.

4. Rozwiń strategię ochrony własności intelektualnej – zabezpieczenie wynalazków, znaków towarowych i praw autorskich jest kluczowe dla ochrony unikalnych produktów, usług czy technologii. To jednak nie wszystko, powiedziałabym, że równie ważny jest monitoring. Np. w przypadku znaków towarowych, brak monitoringu może spowodować przeoczenie momentu złożenia sprzeciwu wobec konkurencyjnego zgłoszenia, a nawet doprowadzenie do tego, że znak stanie się generyczny.

5. Wdrożenie polityki sztucznej inteligencji – przygotowanie i wdrożenie polityki dotyczącej wykorzystywania sztucznej inteligencji w firmie, obejmującej m.in. zabezpieczenia dotyczące prywatności, nadzoru nad danymi czy odpowiedzialności, już teraz powinno być niczym wdrożenie dokumentacji RODO. Wczesne wdrożenie polityki AI tylko minimalizuje ryzyka związane z AI, ale także od najwcześniejszych momentów przygotuje firmę na wszechobecne stosowanie AI.

Czy Twoim zdaniem wydarzenia branżowe są w stanie pogłębiać wiedzę przedsiębiorców z korzyścią dla wzrostu biznesu?

Tak, to oczywiste, że podczas konferencji czy paneli dyskusyjnych przedsiębiorcy mogą dzielić się wiedzą i doświadczeniami, co jest nieocenione w szybko zmieniających się branżach. Szczególnie uczestnictwo w dyskusjach i słuchanie case studies może dostarczyć praktycznych wskazówek, jak radzić sobie z wyzwaniami rynkowymi – z kolei lepiej uczyć się na cudzych błędach niż na własnych. Dodatkowo obserwowanie, jak inni przedsiębiorcy rozwiązują problemy lub prezentują swoje produkty, może dostarczyć inspiracji i pomysłów do własnych adaptacji. Takie wydarzenia to też dla mnie forma odpoczynku od codziennego rytmu pracy.

Jakie są Twoje plany, które chciałabyś zrealizować w tym roku – zarówno osobiste, jak i zawodowe?

Jeden z tych planów został już zrealizowany: 9 maja ruszyłyśmy z moją wspólniczką z nową inicjatywą MEET HER. Chcemy też otworzyć nową firmę prawniczą, ale w tym przedmiocie będę mogła powiedzieć więcej w połowie roku. Chciałabym również podjąć aktywności na rzecz większego zaangażowania przedsiębiorców w działanie na rzecz dobra ogółu, bo mają do tego świetne kompetencje. Oraz mój niemniej istotny plan – chciałabym spać w tym roku 8 godzin dziennie.