Współpraca z mediami jest jednym z kluczowych działań Public Relations. Pozwala na dotarcie odpowiednimi kanałami komunikacji do sprecyzowanej grupy odbiorców. PR-owiec z dziennikarzem żyją w symbiozie, wspólnie ułatwiają sobie pracę i osiągają cele biznesowe, komunikacyjne i ideowe. Dlatego tak ważne jest wypracowanie dobrej i stałej współpracy.
Najważniejszym warunkiem dobrej relacji z dziennikarzem jest dostarczanie ciekawych i wartościowych treści, ale także doskonałe umiejętności komunikacyjne, duża wiedza oraz doświadczenie. Aby współpraca układała się pomyślnie, należy dowiedzieć się czego dziennikarz oczekuje, na jakich zasadach współpracuje oraz jakie informacje go interesują. Krótko mówiąc, ważne jest aby dostarczyć mediom to czego potrzebują. Media relations polega na nieustannym dbaniu o kontakt, rozwijaniu sieci znajomości oraz tworzeniu i aktualizowaniu bazy mediów. Aby spełnić najważniejszą zasadę współpracy z mediami, czyli dostarczanie interesujących treści do odpowiednich dziennikarzy, niezbędna jest selekcja mediów. Warto posłużyć się plikiem Excela , w którym pogrupujemy dziennikarzy wraz z danymi kontaktowymi oraz tematyką, jaką się zajmują. W jednej zakładce mogą znajdować się dziennikarze sportowi, w pozostałych zajmujący się tematyką kulturalną, muzyczną, polityką itp. W taki sposób, kontakty będą uporządkowane i łatwo dostępne.
Na owocną współpracę przełoży się również odpowiednie podejście do pracy. Kontakt z dziennikarzem wcale nie musi być oficjalny, warto traktować się po partnersku, rozmawiać o wielu rzeczach, nie tylko związanych z kwestiami zawodowymi. Krótkie pogawędki z dziennikarzem tzw. chit-chat wprowadzą przyjazną atmosferę i skrócą dystans. Warto zadzwonić, zapytać się co słychać albo potwierdzić obecność na umówionym wcześniej spotkaniu, ważne, aby wybrać odpowiedni moment, by nie przeszkodzić na przykład w gorącym okresie towarzyszącym zamykaniu numeru gazety. Na dobre relacje z mediami wpłynie również bezpośredni kontakt, zapraszanie dziennikarzy na imprezy firmowe, wysyłanie kartek świątecznych lub przesyłanie firmowych gadżetów.
Dobrze jest poznać dziennikarza, z którym się współpracuje. Przeczytanie jego artykułów, zapoznanie się z obszarem jego działalności, a także redakcją, w której pracuje wpłyną na owocną znajomość.
Wśród form komunikacji z mediami można wyróżnić: notkę prasową, oświadczenie, czyli krótki oficjalny tekst prezentujący stanowisko danej osoby lub instytucji w konkretnej sprawie, jak również wypowiedź, w radiu i telewizji znaną jako setka, zawierającą zwięzłą treść opisującą daną sytuację. Inną formą jest wywiad, taki można dostarczyć gotowy lub samemu go udzielić, oraz konferencja prasowa, którą organizuje się wtedy, gdy ma się do przekazania wiele informacji, a także chce się bezpośrednio omówić pewne zagadnienie.
Czas dla dziennikarza jest wartością najwyższą. Zazwyczaj jest zajęty wieloma sprawami, pracą nad wywiadami, artykułami i odbieraniem telefonów od PR-owców zapraszających na liczne wydarzenia, koncerty, uroczystości lub podsyłających informacje prasowe. Dlatego tak istotne jest, aby się wyróżnić i pokazać mu, że szanuje się jego czas. Pilnowanie deadlinów, wysyłanie spersonalizowanych treści, szybkie autoryzowanie wywiadów, dostarczanie rzetelnych informacji, zwięzłość, konkretność oraz podawanie źródeł danych i cytatów jest tutaj kluczowe.
Dziennikarz najczęściej nie rozstaje się ze swoim telefonem, po drugiej stronie powinno być podobnie – należy być zawsze osiągalnym – służyć informacjami, udzielać odpowiedzi na wszelkie pytania oraz niejasności.
Kontaktując się z mediami, warto nawiązać współpracę z konkretnym dziennikarzem. Szansa na zainteresowanie podesłanym materiałem wzrasta, kiedy trafi on do właściwych rąk, a nie na skrzynkę ogólną redakcji, gdzie może pozostać niezauważony. Taki kontakt należy pielęgnować i traktować jak inwestycję i długoterminową współpracę. W sposób, jaki dba się o więzi ze znajomymi, spotykając się i wspólnie spędzając czas. Warto także dbać o znajomość z dziennikarzem, kontaktując się nie tylko wtedy kiedy potrzebna jest publikacja artykułu.
Współpraca z mediami to nie tylko kontakt telefoniczny i e-mailowy. Bardzo często dziennikarz spotyka się z PR-owcem w trakcie eventów lub konferencji. Jak w takiej sytuacji zadbać o dobrą relację? Bardzo podobnie, z profesjonalnym i miłym podejściem wdać się w interesującą dyskusję oraz dostarczyć wartościowych materiałów, np. gotowego produktu, jakim jest informacja prasowa.
Dobre kontakty z mediami pomagają w budowaniu zewnętrznego wizerunku organizacji oraz jej działań. Korzystając z kilku podstawowych zasad polegających głównie na wzajemnym szacunku, odpowiednich zachowaniach interpersonalnych oraz budując długotrwałe relacje, bez problemu można nawiązać wartościową współpracę. Media docierają do ogromnej rzeszy odbiorców, kształtują opinię społeczną oraz cieszą się dużym zainteresowaniem społeczeństwa, dlatego warto zadbać o relację z dziennikarzem opartą na zaufaniu, lojalności oraz wzajemnej sympatii.
Karolina Ochocka – Pasjonatka dobrego designu. Specjalizuje się w marketingu internetowym oraz projektowaniu komunikacji. Ceni dobry styl i kocha podróże.
Czytaj również:
https://marketingibiznes.pl/pr/event-jako-narzedzie-pr
Zostaw komentarz