Jak zarządzać finansami w firmie? Punkty do zapamiętania

18.01.2019 AUTOR: Michał Bąk

Zarządzanie finansami to układ krwionośny każdej firmy, w momencie gdy nie ma przepływu pieniężnego, ciało po prostu umiera. Chciałbym zaprosić Cię do przeczytania mojego artykułu i zastanowienia się wspólnie, jak możemy uleczyć finanse swojej firmy. Gotowy?


zarządzanie finansami

Jak zarządzać finansami firmy?

Na to pytanie mógłbym odpowiedzieć jedną piosenką Kękę „Nigdy ponad stan”, ale zamiast tego przeprowadzę Cię przez proces i opowiem, jak zarządzam finansami we własnej firmie. Wyjaśnię, kiedy inwestuję, a kiedy zaciskam pasa. Wytłumaczę, czym jest poduszka finansowa i dlaczego warto ją tworzyć oraz podpowiem, dlaczego do pożyczania pieniędzy powinniśmy podchodzić z chłodną głową.

Zarządzanie finansami. Czynniki, które musisz wziąć pod uwagę

Pieniądze to dla firmy krew. Gdy ich nie ma, firma szybko przestaje istnieć. Aby lepiej zrozumieć, jak funkcjonuje układ krwionośny przedsiębiorstwa, powinniśmy wiedzieć, co wpływa na finanse działalności gospodarczej. Są to:

  • wpływy od klientów – czyli wszystkie pieniądze, które wpływają na nasze konto
  • koszty stałe (telefony, biuro, pracownicy) – są „najprzyjemniejszymi” kosztami, ponieważ jeżeli je sobie wypiszemy, mamy nad nimi stuprocentową kontrolę. Nie ma więc mowy o żadnym zaskoczeniu. Wypłaty na ogół są stałe, abonament za telefon podobnie. Większość opłat stałych oprócz swojej cykliczności, np. raz w miesiącu lub raz na tydzień, cechuje także powtarzalna kwota – a nad takimi powtarzalnymi wydatkami najłatwiej zapanować
  • zobowiązania – to wszelkiego rodzaju długi, które musimy spłacić, np. kredyt, raty, leasing (traktuję je w nieco inny sposób niż koszta stałe, chociaż mógłbym większość tych pozycji umieścić w punkcie wyżej)
  • koszty nieprzewidywalne – niestety to najgorsze i zapewne też najbardziej stresujące ze wszystkich wydatków, przede wszystkim dlatego, że nie można ich zaplanować ani na początku roku, ani na żadnym innym etapie planowania. Jedyną skuteczną obroną jest w tym wypadku poduszka finansowa. O poduszce jeszcze porozmawiamy w dalszej części tekstu.

Jaką zasadą się kierować, aby wiedzieć, na czym się stoi?

Wiele firm, w tym do niedawna także moja, kieruje się zasadą, że mają tyle pieniędzy, ile aktualnie widnieje na fakturach – a to błąd i to poważny.

Pieniędzy ma się tyle, ile gotówki na koncie!

Ewentualnie możemy pokusić się o stwierdzenie, że mamy tyle pieniędzy, ile gotówki na koncie oraz doliczyć do tego wartość szybkozbywalnych składników majątku firmy.

Kiedy więc np. na koniec miesiąca przygotowujesz zestawienie, by wiedzieć, ile pieniędzy Ci brakuje, powinieneś opierać się głównie na środkach, które fizycznie są na koncie i nigdzie indziej. No dobra, ale do końca miesiąca pozostało jeszcze 10 dni, mam w fakturach u klientów 40 tysięcy złotych, a na koncie 5 tysięcy złotych, to co? Mam brać pod uwagę tylko te 5 tysięcy złotych? Brutalnie mówiąc: TAK!

Jeżeli suma zobowiązań Twoich kontrahentów zdywersyfikowana jest między wiele podmiotów, istnieje mniejsze ryzyko, że coś pójdzie nie tak.

Wyobraź sobie jednak, że 40 tysięcy złotych, które powinieneś przeznaczyć na opłacenie podatków i wynagrodzenia pracowników, spoczywa w rękach jednej lub dwóch firm. Z jednej strony głupio co chwila przypominać się o swoje. Z drugiej, kiedy masz nóż na gardle, nie pozostaje nic innego jak „atakować” kontrahentów, którzy wciąż są winni pieniądze.

Poduszka finansowa

Poduszka finansowa zwykle kojarzy się z finansami osobistymi, ale dotyczy także biznesu. To amortyzacja, która chroni firmę przed niespodziewanymi wydarzeniami.

Im jest większa, czyli im większy mamy zapas gotówki na koncie, tym większy jest również komfort prowadzenia firmy. Bartosz Majewski w jednym ze swoich wpisów na blogu stwierdził, że „mały software house jest dwie niezapłacone faktury od bankructwa. Średni półtorej faktury”. Można to powiedzieć nie tylko o software house’ach, ale ogółem o większości małych i średnich firm.

Pracuję z wieloma podmiotami jako konsultant. Część z nich to firmy, które finansują się kredytem, a druga część pieniędzmi od klientów lub inwestorem. Jednak niemal wszystkie popełniają ten sam błąd: błąd nieoszczędzania. Na jego konsekwencje najbardziej narażone są te firmy, którym idzie dobrze lub mają pieniądze od inwestora.

Te pierwsze inwestują bardzo agresywnie. Te drugie widzą bardzo duże pieniądze na koncie, które traktują jak mityczną poduszkę finansową, często nie spiesząc się, aby zacząć zarabiać. Ile powinna wynosić wysokość poduszki finansowej?

Wielokrotność miesięcznych kosztów prowadzenia firmy. Im więcej miesięcy jesteś w stanie przetrwać bez „świeżych” pieniędzy, tym poduszka jest stabilniejsza.

Pamiętaj jednak, że prawie każdą poduszkę można przedziurawić, a największe spustoszenie powodują nieprzewidywalne wydatki. Może się okazać, że zamiast przewidzianych 6 miesięcy, które możemy przetrwać bez pozyskiwania pieniędzy, wytrwamy tylko 4, bo po drodze musieliśmy dokonać nieplanowanej inwestycji.

Błędy jakie popełniamy przy zarządzaniu pieniędzmi

Konsumpcjonizm, czyli potocznie przejadanie pieniędzy. Wydawanie kasy na zbędne gadżety, tzw. pierdoły, które w żaden sposób nie budują wartości firmy i są fanaberią właściciela. To nie jest inwestycja!

Przeinwestowanie. Gdy idzie nam dobrze, chcemy, aby maszyna jechała dalej, i dalej, i dalej. Pieniądze, jak węgiel w maszynie, musimy cały czas dokładać, aby jechała dalej i szybciej. Niestety często szybki wzrost firmy powoduje zadyszkę, błędne inwestycje lub szybszy przyrost kosztów od uzyskiwanego dochodu.

Oszukiwanie siebie w planowaniu sprzedaży. Ile razy podliczaliśmy pieniądze od klientów, którzy jeszcze nie podpisali umowy albo ile razy przewartościowaliśmy szansę spięcia jakiegoś dealu, bo rozmowy były obiecujące? Chłodna głowa powinna być podstawą i powinna towarzyszyć nam przy podejmowaniu każdej decyzji finansowej.

Liczenie pieniędzy, których się nie posiada na koncie. Bardzo częsty błąd, bo skoro wystawiliśmy klientowi fakturę, to znaczy, że już mamy pieniądze. Kolejny rodzaj kłamstwa, który sami sobie serwujemy, aby lepiej się poczuć. Oczywiście, jeżeli znamy swoich kontrahentów i wiemy, że są wypłacalni to te pieniądze prędzej, czy później do nas trafią. Może jednak się okazać, że jak one do nas trafią, będziemy musieli od razu je wydać na zaległe zobowiązania.

Brak liczenia kosztów długu. Gdy bierzemy kredyt, nie sprawdzamy, ile faktycznie będzie nas kosztować i jak nas obciąży w skali miesiąca. Łatwo wydaje się cudze pieniądze, ale ciężko oddaje się własne. Nie mówię, że kredyt to zło, bo jeżeli mamy mądrze rozpisany sposób, w jaki chcemy go zagospodarować i jak zamierzamy spłacić zobowiązanie, to kredyt może być dla nas dźwignią.

Mieszamy finanse prywatne i firmowe. Brak wypłat i płacenie za firmowe wydatki prywatną gotówką i na odwrót tworzą bardzo duży bałagan. W skrajnych wypadkach możemy nie wiedzieć, ile tak naprawdę mamy kasy w firmie i czy możemy w coś zainwestować. Może to pieniądze na rzeczy związane z naszym prywatnym życiem?

zarządzanie finansami

Priorytety wydatków

Powinieneś prowadzić listę zobowiązań do opłacenia, na której szczycie znajdą się pensje pracowników oraz kluczowych kontrahentów, którzy stanowią motor wzrostu firmy. W dalszej kolejności podatki, ZUS oraz opłaty stałe, bez których ciężko się funkcjonuje w firmie, czyli abonament za telefon, biuro, Internet, media itd. Dopiero gdy uwzględnimy wszystkie te aspekty, możemy przejść do inwestycji.

Wydatek a inwestycja

Ludzie to mistrzowie racjonalizowania nieracjonalnych decyzji. Tak właśnie jest z wszelkiego rodzaju wydatkami. Gdy chcemy odnowić biuro, nazywamy to inwestycją. Gdy chcemy kupić ładny samochód, ale taki, który bezpośrednio dla nas nie pracuje, również nazywamy go inwestycją. Dzięki temu pozwalamy sobie na wydatki, na które tak naprawdę nas nie stać. Inwestycją nazywamy tylko i wyłącznie rzeczy, które realnie przyczyniają się do wzrostu przychodu w firmie lub utrzymania tego przychodu, czyli np. zakup nowej maszyny, gdy stara odmówiła nam posłuszeństwa.

Prognozowanie

Gdy chcesz zacząć patrzeć w przyszłość, musisz niestety trochę prognozować, ale nie na zasadzie wróżenia z fusów. Wiadomo bowiem, że kartka i Excel wszystko przyjmą. Do prognozowania trzeba podejść przede wszystkim uczciwie, bez oszukiwania się. Możesz udawać, że coś ma się lepiej niż jest w rzeczywistości, ale tak naprawdę uśpisz w ten sposób swoją czujność i przysporzysz sobie problemów.

Jak więc mam prognozować długoterminowo, skoro nigdy tego nie robiłeś i nie wiesz co będzie jutro? Metodą trzech scenariuszy.

Pierwszy scenariusz jest pesymistyczny. Co będzie, gdy odejdzie kluczowy klient. Co się stanie, gdy maszyna odpowiedzialna za 30% produkcji padnie, co będzie gdy stracisz kluczowego pracownika? Ten scenariusz pozwala nam planować finanse i dobierać różne warianty na wypadek, gdyby przyszedł fatalny biznesowo rok.

Drugi scenariusz jest najbardziej realistyczny, bo szacujemy na podstawie minionych lat. Widzimy np. że mamy 5% wzrost rok do roku, więc przyjmujemy, że właśnie o tyle procent urośniemy. W minionych latach mieliśmy takie i takie problemy, takie i takie wyzwania, więc po prostu obmyślamy zarządzanie finansami na wypadek, gdyby nic spektakularnego się nie wydarzyło. Robimy to, co do tej pory, z tempem inwestycyjnym, które mieliśmy dotychczas.

Trzeci scenariusz jest optymistyczny i agresywny. Ma to do siebie, że trzeba dobrze odseparować optymizm od bajkopisarstwa. Optymizm nie znaczy, że mamy wpisać 100000% wzrostu rok do roku tylko dlatego, że nam się podoba taka cyfra i fajnie jakby się udało uzyskać taki przyrost. Nie chodzi o to, abyśmy siebie oszukiwali, bo to strata czasu. Chodzi o scenariusz, który de facto może się wydarzyć, tylko jest bardziej optymistyczny niż „najbardziej realistyczny plan”. To znaczy, że np. uda nam się pozyskać 5 klientów więcej, co da nam wzrost nie 5% r/r tylko np. 25% r/r i dodatkowe środki na inwestycje.

Scenariusze dla danych prognoz można też rozgałęzić, a dzięki „road mapie” możemy zrobić wiele rozgałęzień. Dzięki temu zwiększa się wiedza na temat naszego przedsiębiorstwa i dużo łatwiej możemy przewidywać ewentualne problemy.

Tworzenie ów prognoz raz do roku byłoby niczym, gdybyśmy systematyczne nie kontrolowali kierunku, w jakim zmierzamy i nie nanosili poprawek.

Załóżmy, że przyjęliśmy trzy scenariusze, ale już pierwszy kwartał pokazuje, że nie zmieścimy się w żadnym z nich. Firma rośnie dwa razy szybciej niż najbardziej optymistyczny scenariusz i musimy reagować, dokonywać zmian, aby nie okazało się, że zmiana, która jest pozytywna, przyniesie nam negatywny skutek, np. nieumiejętne radzenie sobie ze zbyt szybkim wzrostem.

Agresywne inwestowanie

W latach 2016-2018 bardzo agresywnie inwestowałem w swoją firmę, co poskutkowało ponad 60 tysiącami złotych różnych zobowiązań (kwota była znacznie większa, ale dzięki nadpłacaniu z miesiąca na miesiąc jest coraz mniejsza). Raty za sprzęt do nagrywania materiałów (aparaty, kamera), kredyt i prywatne pożyczki. Co mi to dało? Bardzo szybko urosłem, prawdę powiedziawszy zbyt szybko. Przeżyłem kilka turbulencji, które mogły mnie zabić.

Czego się dzięki temu nauczyłem? Przede wszystkim do spraw pożyczek i rat należy podchodzić na chłodno i przeanalizować, czy dana rzecz będzie inwestycją, czy wydatkiem. Powiem szczerze, że bardzo dużo moich decyzji przestrzeliłem, czego żałuję. Agresywne inwestowanie powinno się dokonywać na rynku, który wymaga bardzo szybkiego wzrostu albo w momencie, gdy mamy szansę na bardzo duże przyspieszenia, bez narażania naszej firmy na turbulencje.

W ostatnim kwartale 2018 podjąłem decyzje, że chcę budować firmę dużo wolniej, aczkolwiek bezpieczniej. Bez obawy, że w momencie odejścia kluczowego klienta i rozbuchania kosztów może dojść do prawdziwej katastrofy.

Polityka spłat zobowiązań

Każdy ma inną politykę spłat zobowiązań. Ja z racji tego, że mam jeszcze ponad 60 tysięcy złotych do spłacenia, postanowiłem poczytać trochę więcej o spłacaniu długów. Oczywiście ile różnych wpisów, tyle różnych szkół i pomysłów. Jedni piszą, że spłacaj tylko tyle, ile musisz. Jeżeli rata miesięczna to 1500 zł to płać tylko tyle. Bez względu na to, czy aktualna sytuacja pozwala nam na dużo szybsze spłacanie.

Inni mówią, aby nadpłacać. Właśnie tę drugą szkołę przyjąłem. Nazywam to „inwestowaniem we własny dług”. Oczywiście nie ma to nic wspólnego z inwestowaniem, bardziej chodzi o szybsze pozbycie się kajdan finansowych i tym samym wyzbycie się konieczności posiadania dodatkowej pozycji do przelewów.

Mój śmiały plan na 2019 rok mówi, żeby spłacić całość swojego zobowiązania. To dodatkowy miesięczny koszt w wysokości 6000 zł, co dla małej firmy nie jest małym wydatkiem. Szybsze spłacenie pozwoli mi również zacząć myśleć o rozpisaniu strategii na dłużej niż rok. Jest to szczególnie ważne, ponieważ nasz blog marketingibiznes.pl rośnie kilkaset % r/r i prawdopodobnie w 2020 będzie potrzebne jego duże dofinansowanie, aby mógł utrzymać wzrost. Zawsze lepiej się myśli, gdy się wie, że wszystko finansuje się z własnych, a nie pożyczonych pieniędzy.

Dogadywanie się z kontrahentami

Z racji różnych zobowiązań finansowych, o których mówiłem powyżej, nie zawsze udaje mi się regulować zobowiązania na czas (jednym z celów na 2019 jest uniezależnienie wypłat dla kontrahentów od spóźnień moich płatników). Bardzo ważną umiejętnością jest komunikowanie o problemach i potencjalnym terminie ich naprawy. Gdy kontrahent pyta nas, czy pieniądze będą na czas, zawsze uczciwie odpowiadamy. Nie wynika to z jakiejś niechęci, czy tym bardziej nieuczciwości, ale jedynie z zatorów płatniczych. Chowanie głowy w piach mogłoby spowodować, że kontrahenci odchodziliby jeden po drugim, tymczasem w 2018 rozstaliśmy się tylko z jednym z naszych kontrahentem. Zarządzanie finansami nie zawsze jest etyczne, pamiętam kontrahentów, którzy wprost mówili mi, że nie zapłacą. Jeżeli jednak zamierzasz grać w grę długoterminowo to warto podejść do tematu bardzo uczciwie.

Zarządzanie finansami a zdrowie

Planowanie finansów jest zawsze dużo prostsze, gdy jesteśmy zdrowi. Zdrowie dyktuje też nasz rytm pracy, czyli pośrednio przyczynia się do tego, ile zarabiamy. To czy się wysypiamy, czy nasza witalność pozwala nam siedzieć w biurze 8h+, ma ogromny wpływ na zarządzanie finansami. Dobre samopoczucie przyczynia się w dużym stopniu do tego, czy nie podejmujemy złych decyzji, także tych finansowych.

Chcesz lepiej zarządzać finansami? Oto checklista, która Ci to ułatwi

  1. Nie wydawaj pieniędzy, których nie masz fizycznie na koncie. Nie planuj ich wydawania, inwestowania i rozdysponowywania. To powszechny błąd zarządzania finansami.
  2. Stwórz system delikatnego przypominania o należnościach. Może to być dzień przed należną płatnością, dwa dni po przeterminowaniu, 5 dni po przeterminowaniu itd. To tak zwana windykacja miękka, gdzie próbujesz domówić się z kontrahentem bez konieczności przekazywania sprawy do e-sądu czy windykacji.
  3. Uczciwie podejdź do rozróżniania inwestycji od wydatków. Utnij możliwie jak najwięcej wydatków.
  4. Optymalizuj to, co jest w firmie do zoptymalizowania. Zobacz, czy nie masz niepotrzebnych abonamentów, kampania Facebook Ads nie ma zbyt wysokich budżetów, lub czy wszyscy podwykonawcy, z którymi się rozliczasz, są Ci niezbędni do rozwijania firmy.
  5. Twórz prognozy finansowe i pisz do nich różne scenariusze. Zakładaj, że różnie może się potoczyć.
  6. Analizuj co miesiąc lub co kwartał, czy Twoje prognozy nie odbiegają od rzeczywistości. Nie ma nic gorszego niż brak korekty do chybionych planów. Takie działanie to kompletna strata czasu.

Mam nadzieję, że ten artykuł na temat zarządzania finansami bardzo Ci pomógł. Głęboko wierzę, że dzięki niemu możesz uniknąć kilku kosztownych błędów.

Do góry!

Polecane artykuły

27.11.2019

Rynek whisky rośnie ...

Głodny wiedzy? Zapraszamy do sklepu z kursami i ebookami

Sprawdzam