Wszystkie firmy, niezależnie od tego czy sprzedają produkty czy usługi, łączy konieczność budowy silnej marki. Działania content marketingowe z użyciem webinarów i transmisji świetnie wspierają realizację tego celu. Dzięki dostępowi do szybkiego Internetu narzędzia te stały się naprawdę wydajne.

Webinary, webcasty, czyli co to jest?

Najpierw był webcasting. Roger Courville, nazywany guru webinarów, w swej książce „The Virtual Presenter” pisze, że kiedy tworzył się rynek usług realizowanych za pomocą Internetu, powstało pojęcie „webcasting”. Była to alternatywa do angielskiego słowa „broadcasting”, czyli transmisji radiowej czy też telewizyjnej. Jednym słowem „webcasting” oznaczał transmisję przez sieć (np. spotkań, konferencji itp.). „Webinar” to słowo, które pojawiło się wraz z rozwojem szkoleń synchronicznych (czyli prowadzonych na żywo) przez Internet i jest zbitką słów „web seminars”. Dziś ta różnica się zatarła i można spotkać zaproszenia i na webcasty, i na webinary. A pod jedną i drugą nazwą należy oczekiwać tego samego. Czyli czego?

Webinar (webcast) to takie wydarzenie w Internecie, które:

• ma na celu przekazanie pewnych treści, na przykład szkoleniowych lub marketingowych. Szerzej o tym w dalszej części artykułu;
• charakteryzuje się ograniczoną interakcją pomiędzy prowadzącym a uczestnikami;
• odbywa się najczęściej w dużych grupach (może być to nawet kilka tysięcy osób).

Wraz z rozwojem Internetu i technologii zaciera się także granica między webinarem a transmisją online. Dotychczas pierwsze z nich były wydarzeniami, w czasie których w centrum prezentowana była prezentacja a video z prelegentem było małym okienkiem w rogu ekranu. Transmisje online realizowane były np. z konferencji a w centrum ekranu było okno video. Interakcja z uczestnikami w czasie takich wydarzeń była niewielka, ewentualnie wykorzystywano czat.

Obecnie coraz częściej spotykane są webinary, których głównym elementem jest wystąpienie prelegenta lub prelegentów (często są to rozmowy, dyskusje, wywiady) bez prezentacji. Jednak niezmiennie ważnym elementem jest interakcja z uczestnikami, którzy zadają pytania w czasie webinaru.

Inspirujące pomysły na to, jak wykorzystać webinary w marketingu

1. Budowanie znajomości produktu, marki lub pozycjonowanie. W niektórych branżach, szczególnie B2B, wiedza i doświadczenie producenta lub dostawcy usług są bezcenne. Klienci zwracają na nie uwagę, podejmując decyzję o wyborze dostawcy.

Jeśli Twoja firma jest ekspertem w jakiejś dziedzinie – począwszy od medycyny, poprzez materiały budowlane, a skończywszy na szkoleniach miękkich, to zaoferuj godzinne spotkanie online z ekspertem z Twojej firmy, który podzieli się doświadczeniem i wiedzą na temat najnowszych trendów czy odkryć.

Jeśli reprezentujesz firmę działającą w branży finansowej, to sam ustawodawca podsuwa Ci tematy na wydarzenia w sieci dla Twoich obecnych i potencjalnych klientów. Przepisy zmieniają się często,  opowiedz o zmianach w prawie i oraz ich konsekwencjach.

Wyobraź sobie, że reprezentujesz firmę oferującą kursy językowe. Zorganizuj webinar o tym, jak się uczyć języków obcych. Pomyśl także o wydarzeniu online, w którym lektor omówi ciekawy artykuł w języku obcym, zwracając uwagę na trudne słówka i zwroty, a także podpowie, jak się uczyć z takich tekstów.

2. Edukacja potencjalnych lub obecnych klientów. Dzięki webinarom można pomóc potencjalnym klientom zrozumieć oferowany produkt lub usługę oraz zapoznać ich z wymiernymi korzyściami wynikającymi z ich stosowania. Wszystko po to, aby część konsumentów przeszła do kolejnego etapu procesu zakupowego.

Wyobraź sobie, że Twoja firma oferuje program CRM, softstarty, falowniki czy inne produkty techniczne. Część z nich ma dość krótki cykl życia. Wprowadzane są nowe wersje i ulepszenia. Dlaczego więc nie skorzystać z webinaru jako miejsca spotkania z firmowym ekspertem?

Spotkanie online z firmowym ekspertem możesz zorganizować na dwa sposoby. Pierwszy prostszy – pokaż działanie produktu. Drugi jest bardziej zaawansowany i efektywniejszy – edukuj obecnych i potencjalnych klientów, pokazując korzyści płynące ze stosowania Twoich produktów, ale bez nachalnej reklamy. Oferujesz program typu CRM? Powiedz, dlaczego małe i średnie firmy (oczywiście, jeśli są Twoją grupą docelową) powinny korzystać z takich systemów i czym powinny się kierować przy ich wyborze.

Jesteś producentem elementów automatyki przemysłowej? Przygotuj szkolenie online na temat prawidłowego serwisowania takich urządzeń. Powiedz, jak to robić, jak często i jakie są konsekwencje zaniedbania tej czynności.

Pracujesz w dziale marketingu firmy produkującej materiały budowlane. Zapewne borykasz się z pomysłowością polskich wykonawców i domowych majstrów. Pokazuj, jak prawidłowo stosować produkty, i co może się stać, gdy są używane niezgodnie ze sztuką budowlaną.

3. Zachęcenie potencjalnych klientów do dokonania zakupu lub złożenia zapytania ofertowego. Takie webinary mają za zadanie ułatwić potencjalnym klientom podjęcie decyzji o zakupie. W niektórych branżach na tym etapie procesu sprzedaży konieczne będzie zastosowanie raczej warsztatu online o charakterze szkoleniowym czy też spotkania online na przykład z ekspertem firmowym.

Twoja firma oferuje produkty, o zakupie których decyzję podejmuje większe grono decydentów? Zrób dla nich wydarzenie online o korzyściach wynikających ze stosowania produktów takich jak Twoje. Pokaż, że znasz branżę i zagadnienia, a także swoje produkty.

4. Oprogramowanie do webinarów daje spore możliwości interakcji

Większość takich programów ma wbudowane funkcje pozwalające nie tylko prezentować daną treść, ale i komunikować się uczestnikom z prelegentem. Najważniejsze z nich to:

• transmisja audio – uczestnicy słyszą głos prowadzącego (prowadzących). Organizator szkolenia może udzielić głosu także uczestnikom;
• transmisja video – prowadzący może pokazać się nie tylko w postaci zdjęcia, ale może być też widoczny przez kamerę. Tutaj wystarczy dobra kamera wbudowana w obudowę komputera, ale można też wykorzystać kamerę zewnętrzną. Nie każdy program do webinarów i nie każda licencja daje taką możliwość;
• prezentacja – najczęściej akceptowane są pliki pakietu Ms Office, Open Office i PDF oraz pliki graficzne. Prezentujący może „pisać” na slajdach w czasie prezentacji, zwracając w ten sposób uwagę słuchaczy na ważne elementy. Okno prezentacji najczęściej zajmuje centralną część wirtualnego pokoju;
• filmy – ta funkcjonalność jest różnie realizowana w dostępnych na rynku programach. W części z nich plik z filmem można załadować na serwer i prezentować go w oknie prezentacji. W pozostałych jest specjalna funkcja umożliwiająca prezentowanie filmów wcześniej umieszczonych na YouTube;
• czat – to ważne narzędzie komunikacji uczestników z prelegentem. Wykorzystuje się je do zadawania pytań prowadzącemu spotkanie. Istnieje opcja moderowania czatu, tak aby nie wszystkie zadane pytania były widoczne dla uczestników;
• ankiety/testy – prowadzący może w prosty sposób przygotować i przeprowadzić ankietę lub test. W wypadku tej pierwszej uczestnicy spotkania, po oddaniu głosu, zapoznają się z wynikiem całej grupy;
• tablica interaktywna – to rodzaj wirtualnego flipchartu wyposażonego w wirtualne flamastry, które umożliwiają prelegentowi (i uczestnikom) pisanie oraz rysowanie na nim;
• dzielenie ekranu – umożliwia zaprezentowanie uczestnikom ekranu prowadzącego spotkanie.

7 kroków do własnego webinaru

Aby webinar spełnił swoją funkcję, musi być dobrze przygotowany. Oto kilka etapów takiej pracy, z których każdy jest jednakowo ważny:

Krok nr 1. Ustalenie celu

Cel (lub cele) może być związany na przykład z pozyskaniem potencjalnych klientów, budowaniem świadomości marki lub produktu, kreowaniem wizerunku marki, budową bazy mailingowej czy też szkolenie klientów z nowych funkcjonalności produktu.

Dodatkowo warto postawić sobie też cele związane z liczbą uczestników oraz konwersją, czyli odsetkiem osób, które wykonają założone działanie. Na przykład poproszą o kontakt z handlowcem firmy.

Stara zasada definiowana celów wg zasady SMART sprawdza się także tu. Dzięki niej łatwiej będzie można ocenić sukces webinaru, którego wszystkim czytelnikom życzę.

Krok nr 2. Zbudowanie zespołu realizującego oraz rozpoczęcie przygotowań.

W takim zespole powinni znaleźć się przedstawiciele działu sprzedaży, marketingu i IT. Tematy, które należy omówić, to:

• ustalenie tematu, tak aby był interesujący dla grupy docelowej. Największym „grzechem” organizatorów są nudne tematy nic niewnoszące do rzeczywistości obecnych i potencjalnych klientów. Często prelegenci ulegają pokusie przekazywania zgromadzonym dokładnie tej samej treści, która jest dostępna w firmowych ulotkach. A uczestnicy przychodzą przecież na webinar po to, by skorzystać z doświadczenia prelegenta. Przeczytać ulotkę mogą sami;
• z tematem wydarzenia online wiąże się konieczność przygotowania scenariusza oraz prezentacji, która musi być nie tylko interesująca merytorycznie, ale też ciekawa od strony graficznej (slajdy z wypunktowaniami nie wzbudzą entuzjazmu uczestników). Warto zlecić ją profesjonalnemu grafikowi;
• ustalenie działań po webinarze – kto ma zająć się kontaktem z potencjalnymi klientami (jeśli taki był cel webinaru);
• miejsce nadawania: studio czy własne biuro – miejsce, z którego organizowany jest webinar musi się charakteryzować: dobrym, stabilnym łączem internetowym, dobrą akustyką wnętrza oraz musi być chronione przed odgłosami z zewnątrz. Ważne jest także oświetlenie (dodatkowe lampy) oraz tło (dobrze sprawdzają się ścianki reklamowe bez połysku)
• sposób realizacji wydarzenia online – czy organizowany będzie we współpracy z firmą zewnętrzną czy samodzielnie. Jeśli samodzielnie, to należy się zastanowić, jakie wymagania musi spełnić program do webinarów, jaką licencję kupić i jaki sprzęt potrzebujemy. W zależności od jakości video, jaką chcesz wytransmitować, musisz mieć różny sprzęt.

Krok nr 3. Pozyskanie uczestników

Wiedząc, jaki jest cel webinaru oraz jakie korzyści będą mieli z niego jego uczestnicy, należy stworzyć teksty zaproszeń i reklam.

Do pozyskania uczestników webinaru dobrze sprawdza się e-mail marketing, szczególnie gdy firma ma sprawdzone bazy danych (własne lub podmiotów zewnętrznych). W niektórych branżach sprawdzą się także działania promocyjne prowadzone w mediach społecznościowych. W innych – bezpośrednie zaproszenia przekazywane przez przedstawicieli handlowych firmy. Te ostatnie są bardzo skuteczne w branżach B2B.

Sam proces pozyskiwania uczestników takiego szkolenia należy monitorować, aby w razie małej liczby zapisów w odpowiednim momencie podjąć działania korygujące.

Należy pamiętać, że nie wszystkie zapisane osoby przybędą na webinar. Na niektórych tego typu spotkaniach bywa 40-50% zapisanych na listę osób, a na innych 10%. Dużo zależy od wiarygodności i marki prelegenta oraz od jakości jego wcześniejszych wystąpień. Jeśli uczestnicy otrzymywali na nich cenne informacje, to chętnie przybędą na kolejny. Ważna jest więc jakość i ciągłość tego typu projektów.

Część osób zapisuje się na wydarzenia online, z góry wiedząc, że nie uda się im na nie dotrzeć (np. z braku czasu). Takie osoby chcą jednak odsłuchać nagrania z wystąpieniem prelegenta.. Nie lekceważ tej szansy.

Krok 4. Próba generalna

Webinar należy przećwiczyć 2-3 razy. Ważne, aby mierzyć czas. Jeśli okaże się, że jest przekroczony, należy skrócić prezentację. Nie warto liczyć na to, że jakoś się uda, albo że uczestnicy nie będą zadawali pytań. Próba daje także możliwość oceny, czy ankiety są dobrze przygotowane, czy pasują do prezentacji, czy ona sama jest logiczna itp.

Krok 5. Webinar

Warto, aby prelegentowi towarzyszył moderator, który pomoże mu w obsługiwaniu wirtualnego pokoju, a także komunikacji z uczestnikami (np. będzie odczytywał prelegentowi pytania, które uczestnicy zadali na czacie).

Otwórz wirtualny pokój na 5-10 minut przed rozpoczęciem webinaru. Na pewno pojawią się już wtedy pierwsi uczestnicy. Zapytaj ich, jak cię słychać. Jeśli trzeba będzie dostosować głośność mikrofonu, to masz jeszcze chwilę, aby to zrobić.

Krok 6. Ocena efektów webinaru

W programach do webinarów dostępne są statystki. Najczęściej dowiesz się z nich, ile osób zalogowało się do webinaru, jaka jest średnia długość przebywania na szkoleniu, kto na nim był (dane pochodzą z liczby logowań uczestników).

Krok 7. Wysyłka materiałów po webinarze do jego uczestników           

Najczęściej jest to prezentacja z webinaru oraz jego nagranie. Można także dołączyć dodatkowe materiały. Warto się zastanowić, gdzie i jak je umieścić, aby otrzymać potem statystyki dotyczące ściągalności plików/liczby odtworzeń nagrania.

PODSUMOWANIE

Webinary to z pewnością ciekawe rozwiązanie dla firm, które stawiają na content marketing. Koszt organizacji webinaru jest niższy niż organizacji spotkania dla kilkudziesięciu osób, czy też szkolenia. Nie można jednak zbagatelizować żadnego z etapów przygotowania webinaru. Ciekawy temat, dobry prelegent a także dobra kampania promocyjna, to jedne z ważniejszych elementów sukcesu tego typu wydarzeń  internetowych.

Czytaj również:

3 rzeczy, które powinieneś wiedzieć współpracując z youtuberem