Grzegorz Miecznikowski opowiada o co chodzi w webinariach. Podpowiada o czym należy pamiętać przygotowując takie spotkanie.

Prowly to jedna z firm, które w naszym kraju robią webinaria najczęściej. Co Was skłoniło do tego ruchu?

Teraz co prawda mieliśmy małą przerwę, ale we wrześniu wracamy z całkiem nowymi spotkaniami w języku polskim i angielskim (o czym więcej można przeczytać na www.webinary.prowly.com).

Na zachodzie wiele firm organizuje webinaria dla swoich klientów – od szkoleń z obsługi narzędzia, które sprzedają, po webinaria już bardziej specjalistyczne. Z tych drugich uczestnicy wynoszą konkretną wiedzę z danej dziedziny. Dla nas webinaria były krokiem związanym także z naszą misją, czyli edukacją. Chcemy bowiem zaznajamiać PR-owców z najnowszymi trendami, narzędziami, technikami i pojęciami. W związku z tym najpierw ruszyliśmy z blogową społecznością www.mistrzowiedrugiegoplanu.pl. Do tej pory publikujemy tam teksty związane z nowoczesną komunikacją. Nasze webinaria są też odpowiedzią na potrzeby współczesnych specjalistów zajmujących się komunikacją. Nie każdy ma bowiem czas i możliwość, by uczestniczyć w kilkugodzinnych szkoleniach.

W dodatku coraz więcej polskich firm organizuje darmowe webinaria. Szczególnie w sektorze B2B popularność tego rozwiązania szkoleniowego rośnie. Jest to opcja dużo wygodniejsza niż szkolenia tradycyjne i na pewno tańsza dla uczestników oraz organizatorów.

Jakie było Wasze rekordowe webinarium?

Najwięcej osób uczestniczyło w jednodniowej konferencji PR Webinar Day, którą organizowaliśmy razem z Allegro. Jeśli natomiast chodzi o webinaria, które organizujemy cyklicznie, to na pierwsze zwykle brakowało miejsc. W naszych spotkaniach online uczestniczyło już prawie 600 osób. Ta liczba oraz informacje zwrotne od uczestników pokazały nam, że te webinaria są potrzebne i przydatne.

Satysfakcja to jedno, ale co z punktu biznesowego dają Wam webinaria?

Webinaria pozwalają nam edukować naszych klientów i rynek w zakresie nowoczesnej komunikacji – pokazywać najnowsze trendy, techniki i narzędzia, które mogą się przydać w codziennej pracy PR-owca. Rewolucja technologiczna nie zmieniła istoty PR-u, ale sprawiła, że mamy dostęp do wielu narzędzi, która pomagają optymalizować nasze działania i zwiększać ich efektywność. Współcześni i skuteczni PR-owcy powinni więc wykorzystywać w swojej pracy nie tylko tradycyjną informację prasową, ale także SEO i social media, a do tego używać narzędzi ułatwiających i uatrakcyjniających mailingi i informacje prasowe. Współczesna komunikacja to świat naczyń połączonych. Nie można bowiem przeprowadzić dobrej wysyłki do dziennikarzy bez znajomości podstawowych technik e-mail marketingu. Nie można zwiększać zasięgu naszych newsów bez użycia SEO czy mediów społecznościowych, które także pomagają nam opowiadać historie i angażować liderów opinii oraz dziennikarzy. Nie można już tworzyć treści, nie dbając o ich responsywność, gdyż coraz więcej dziennikarzy czyta nasze informacje na urządzeniach mobilnych. W końcu – co najważniejsze, a jednak wciąż zapominane – nie można budować relacji bez personalizacji.

Wszyscy w Prowly jesteśmy mega geekami, jeśli chodzi o PR. Cały czas staramy się poszerzać naszą wiedzę, a potem przekazywać ją dalej. W końcu sharing is caring (śmiech).

Czy długo zajmuje Wam przygotowanie jednego webinarium? Jak wygląda Wasze szykowanie się do takiego wydarzenia?

Zanim uruchomimy webinarium, oczywiście musimy je wspólnie omówić, by jasno wiedzieć, czego oczekujemy i do czego dążymy. Potem jest etap tworzenia treści i prezentacji webinarowej, a na koniec ćwiczenie, co i jak chcemy powiedzieć. Pierwsze webinaria były trudne, bo nie widzieliśmy reakcji ludzi po drugiej stronie ekranu – ich min, czy ziewają czy nie, czy nudzimy czy nie. Ale potem szło dużo lepiej, a my nauczyliśmy się angażować uczestników webinariów w trakcie jego trwania.

O czym trzeba pamiętać, prowadząc takie spotkanie?

Prowadząc webinarium, trzeba pamiętać nie tylko o merytoryce, ale także o technologii. Przede wszystkim należy przetestować połączenie internetowe, dźwięk i obraz. Raz zdarzyła nam się mała techniczna wpadka i musieliśmy odwołać wydarzenie, bo okazało się, że w hotelu, w którym miałem je prowadzić, była awaria sieci. Od tej pory zawsze mam przygotowany plan B, by uniknąć kolejnej takiej sytuacji. Organizator powinien zalogować się też na webinarium wcześniej, aby mieć pewność, że wszystko działa, i ewentualnie zapobiec technologicznym wpadkom. Ważne jest też, żeby nie zaczynać punktualnie, a 3–5 minut po czasie – na webinaria jest zawsze wielu spóźnialskich. Pierwsze minuty zawsze wykorzystujemy, aby sprawdzić, który z uczestników ma problemy techniczne, i jakoś im zaradzić.

Jednak wciąż najważniejszą rzeczą, o której trzeba pamiętać, jest merytoryka prezentacji i przygotowanie się do niej. Zawsze tworzymy scenariusz webinarium – z pewnymi elementami pozwalającymi angażować naszą publiczność, jak np. pytania, żarty czy anegdotki. Trzeba też pilnować czasu prezentacji. Jeśli webinarium jest zaplanowane na godzinę, to tyle powinno trwać. Pytania staramy się zostawiać na sam koniec, chociaż bywa to trudne. Czasem na czacie pojawiają się bowiem prośby o powtórzenie lub uściślenie pewnych kwestii i wtedy trzeba reagować na bieżąco. Webinaria wymagają od prowadzącego podzielności uwagi. Czasem zdarzają się poza tym sytuacje nieprzewidziane. Pamiętam, że na webinarium o PR 3.0 polecałem słuchaczom narzędzia do monitoringu mediów. Znalazł się wśród nich Brand24. Po tej wzmiance Sadek, poinformowany przez uczestniczkę, wbił na nasze spotkanie i wszystkich pozdrawiał. Jedno z naszych fajniejszych webinariów – właśnie dzięki tej interakcji „na żywo” między Tobą, uczestnikami a całym światem mediów społecznościowych.

Na pewno prowadząc webinarium, musisz także znać swoich odbiorców, wiedzieć, czego potrzebują, i ich nie zanudzać. Mimo że webinaria są krótsze niż stacjonarne szkolenia czy prezentacje, to są trudniejsze, bo musisz słuchać i skupiać uwagę na webinarium, a tu rozprasza Cię Facebook, Twitter i e-maile.

Webinaria to jednak świetna lekcja i doświadczenie dla prowadzącego. To, o czym parę razy zapomniałem w czasie webinarium, to to, że cały czas mnie widać. Głupie miny są więc normalką. We wrześniu zrobię konkurs na najgłupszą minę lub gest. Niby wydaje Ci się, że siedzisz w domu lub biurze, gdzie nikt Cię nie widzi, a tu zonk.

Jakimi kanałami informujecie zainteresowanych webinariami?

Rzadko reklamujemy nasze webinaria. Zdarzały się posty sponsorowane z linkiem do landing page’a, na którym można się było rejestrować. Zasadniczo jednak stawialiśmy na mailing do naszych użytkowników, kilka postów w mediach społecznościowych (także w grupach dotyczących darmowych webinariów) i miejsca się rozchodziły. Najszybciej na webinaria, zaplanowane na cały miesiąc z góry, komplet uczestników mieliśmy po 23 godzinach od rozpoczęcia rejestracji.

Wasz cykl webinariów z udziałem m.in. Jana Zająca czy Anny Miotk cieszył się sporym uznaniem branży…

PR Webinar Day było całodniowym eventem, na który złożyło się kilkanaście internetowych spotkań (webinariów) prowadzonych przez najlepszych ekspertów od komunikacji i mediów – praktyków PR, blogerów i dziennikarzy. Wydarzenie organizowaliśmy wspólnie z działem komunikacji korporacyjnej Allegro, a patronem medialnym został magazyn „Brief”.

PR Webinar Day było ponadto pierwszą internetową konferencją poświęconą nowym trendom w PR-ze. Podczas wydarzenia mieliśmy okazję posłuchać wspaniałych ekspertów od komunikacji w różnych jej aspektach. Konferencję podzieliliśmy na trzy bloki tematyczne: trendy, działanie i oddziaływanie.

Reakcje były bardzo pozytywne. Bardzo szybko wyczerpaliśmy limit miejsc na prawie wszystkie spotkania. Po wydarzeniu pojawiło się kilka naprawdę miłych relacji z PRWD, a w czasie eventu ludzie na bieżąco tweetowali i zadawali pytania. I to było świetne, bo uczestnicy pokazali nie tylko, że są żywo zainteresowani, ale także, że nie mają problemu, by jednocześnie ogarnąć webinarium i dyskusję na Twitterze.

Podsumowując, PRWD w liczbach, bo kto ich nie lubi, to:

• 1 dzień,
• 18 ekspertów od komunikacji,
• 16 webinariów poświęconych nowym trendom w komunikacji,
• 917 wizyt w systemie webinarowym,
• 80 proc. doskonałych ocen webinariów,
• 747 widzów poprzez Periscope bezpośrednio w aplikacji,
• 218 wyników w social mediach,
• 222 800 – łączny zasięg naszych własnych postów o PRWD na Facebooku,
• 193 wzmianki o #PRWD na Twitterze,
• 42 tys. – łączny zasięg postów o #PRWD na Twitterze w 1 dzień.

Czy webinaria można uznać za element strategii w pozyskiwaniu leadów?

Jak najbardziej. Osoby, które uczestniczą w webinariach, są mniej lub bardziej zainteresowane nie tyle produktem, co rozwiązaniami z danej dziedziny i zwiększeniem efektywności swoich działań. Często zdarzało się, że po webinarium o SEO w PR ktoś od razu zamawiał demo online. Ważne jest także, co zrobisz z pozyskanymi z webinariów leadami.

Po każdym webinarium dosyłamy dodatkowe materiały i zapraszamy na kolejne spotkania (także te stricte produktowe). Jeśli ktoś zapisze się na prezentacje Prowly, to jest to już fajny i ciepły lead, dużo łatwiejszy do skonwertowania. Leady, które są mniej zainteresowane, stopniowo „ogrzewamy” – wysyłamy newslettery z tekstami z bloga, zachęcamy do rejestracji i działamy. Webinaria są dobrym wypośrodkowaniem między ilościową a jakościową metodą pozyskiwania leadów i sprzedaży.

Na koniec pytanie przewrotne. Dlaczego sprzedając narzędzie SaaS-owe, tworzycie webinaria, czy ogóle content np. na temat „SEO PR” albo „PR 3.0”, a nie dajmy na to o możliwościach narzędzia lub wirtualnych biur prasowych?

Webinaria, które organizujemy, są na różnym poziomie zaawansowania i dotyczą masy zagadnień. Jest np. webinarium dla osób początkujących w PR-ze (świetne dla studentów kierunków związanych z komunikacją) o tym, jak napisać dobrą informację prasową i jak powinna być ona dystrybuowana. Dzięki tej wiedzy nasz użytkownik będzie efektywniej korzystał także z naszego narzędzia i oferowanych rozwiązań. Pokazywanie różnego typu zastosowań narzędzi SaaS-owych, w różnym kontekście, jest bardzo istotne. Okej, mogę robić wysyłkę informacji z Prowly i prowadzić biuro prasowe – ale co mi to da? Webinaria pozwalają odpowiedzieć na takie pytania, przedstawić wartość danego rozwiązania. Edukacja jest szczególnie istotna dla start-upów oferujących innowacyjne rozwiązania, a takim start-upem bez wątpienia jest Prowly.